Unsere Arbeitsweise entwickelt sich weiter und bietet den Mitarbeitern mehr Flexibilität und mehr Kommunikationsmöglichkeiten als je zuvor. Da jedoch immer mehr Kanäle zur Koordinierung und Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, werden die Informationen zunehmend fragmentiert und auf verschiedene Anwendungen und Geschäftsplattformen verteilt. Das Ergebnis: Verantwortlichkeiten sind unklar, die Arbeit ist fragmentiert und die Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, mit endlosen Benachrichtigungen Schritt zu halten.
Über den Autor Robbie O'Connor, EMEA Manager bei Asana. Hinzu kommt die Herausforderung veralteter Systeme wie E-Mail, die dazu führen, dass wichtige Informationen und Dokumente in Diskussionsthreads hängen bleiben oder für das gesamte Team nicht zugänglich sind. Dieser Mangel an Transparenz führt dazu, dass Mitarbeiter Stunden pro Woche damit verbringen müssen, nach Informationen zu suchen und wertvolle Zeit damit verschwenden, den Überblick zu behalten.
Mitarbeiter aller Unternehmensgrößen und Branchen verbringen Stunden in unnötigen Besprechungen, beantworten E-Mails, antworten auf E-Mails, suchen nach Dokumenten und Dateien und unternehmen doppelte Anstrengungen. Unser Arbeitsanatomie-Index ergab, dass globale Wissensarbeiter glauben, dass sie ein Drittel ihrer Zeit am Arbeitsplatz verbringen, in Wirklichkeit jedoch fast doppelt so viel mit minderwertigen, sich wiederholenden Aufgaben, einschließlich Informationsrecherche, Besprechungen und Kommunikation, verbringen. Dieselbe Umfrage ergab, dass die Mitarbeiterleistung (39 %) und die Mitarbeiterbindung (33 %) am stärksten von Unternehmen beeinträchtigt wurden, die ihre Arbeitsbelastung nicht effektiv verwalten. Obwohl nicht jede Arbeit von großem Wert sein kann, gibt es Möglichkeiten, die Menge unproduktiver oder sich wiederholender Aufgaben, die täglich ausgeführt werden, zu reduzieren, einschließlich der Minimierung unnötiger Besprechungen oder der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Eine weitere gute Möglichkeit, die Leistung zu verbessern und die Effizienz zu steigern, ist die Klärung der Priorisierung der Arbeit auf der Grundlage dessen, was den größten Geschäftswert bringt. Bei Asana nutzen wir eine Struktur namens „Pyramide der Klarheit“, um jeden auf das Ziel und die übergeordneten Ziele seiner täglichen Arbeit sowie auf die konkreten Ergebnisse auszurichten, die die einzelne Arbeit hervorbringen soll. Diese übergeordneten Ziele müssen in eine Teilmenge kurzfristiger Ziele einfließen und so eine solide Grundlage schaffen, die es Managern ermöglicht, eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, was wann passieren muss.
Wie prägt die Technologie unsere Arbeitsweise? Was sind die Vor- und Nachteile?
In den letzten Jahren haben wir eine Explosion von Apps und Software erlebt, die Mitarbeitern dabei helfen sollen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Dies stellt eine Herausforderung und eine Chance für Organisationen und ihre Mitarbeiter dar. Auch wenn die Einführung neuer Apps und Tools oft die perfekte Lösung zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sein kann, sind sie nur so effektiv wie die Teams, die sie nutzen. Aus Sicht der Mitarbeiter ist es wichtig, die Kontrolle über Ihre Benachrichtigungen zu übernehmen, sonst werden sie Sie irgendwann kontrollieren. Benachrichtigungen, die für bestimmte Projekte teilweise deaktiviert oder aktiviert bleiben, können dazu beitragen, Ablenkungen bei der Arbeit zu begrenzen und es Ihnen zu ermöglichen, sie nach Ihrer Abwesenheit auszuschalten. Die Unternehmen, die die Software entwickelt haben, die wir für ihre Arbeit verwenden, möchten auch sicherstellen, dass Benutzer „schließen“ können. Bei Asana verbessern wir mobile und Web-Benachrichtigungen und geben Kunden mehr Kontrolle darüber, wie und wann sie Benachrichtigungen erhalten. Unternehmen sollten auch versuchen, zu definieren, wie und wann sie die Tools nutzen sollen, und dabei angeben, ob sie bestehende Prozesse integrieren oder ersetzen und welches gewünschte Ergebnis für jeden Einzelnen erzielt werden soll. Ohne Berücksichtigung dieser Überlegungen wird es zu Chaos kommen und die Teams mit unterschiedlichen Prozessen und unzusammenhängenden Arbeitsabläufen zu kämpfen haben.
Wie können Unternehmen Einzel- und Teamprozesse effektiv verwalten, um Doppelarbeit zu reduzieren?
Doppelarbeit ist im Allgemeinen das Ergebnis mangelnder Transparenz, sei es auf der Ebene einzelner Teams oder über verschiedene Abteilungen hinweg. Mehr als 10 % des Tages eines Mitarbeiters (4 Stunden und 38 Minuten pro Woche) sind bereits erledigten Aufgaben gewidmet. Dies bedeutet jedes Jahr mehr als 200 Stunden doppelten Aufwands und Effizienzverluste. Dies ist ein überraschendes Ergebnis, wenn so viele wichtige Informationen und Dokumente in E-Mails zusammengefasst oder in Threads vergraben sind. Um dies zu vermeiden, sollten Organisationen versuchen, Tools zu implementieren, die für mehr Transparenz sorgen, wie etwa File-Sharing-Dienste, die den Managern und Mitarbeitern der Organisation den Zugriff auf Dateien und Informationen erleichtern. . In zunehmendem Maße kann Transparenz auch zu einer größeren Verantwortung der Mitarbeiter für ihre Arbeit führen, was die Zusammenarbeit von Teams erleichtern kann.
Warum ist Automatisierung unerlässlich, um das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen?
Wir leben in einem zunehmend dynamischen und globalisierten Arbeitsumfeld. Um Schritt zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben, wird es für Unternehmen und ihre Mitarbeiter immer wichtiger, Prozesse und Technologien zu implementieren, die sie unterstützen. arbeite schlauer, nicht härter. Um Schritt zu halten, müssen Unternehmen versuchen, den Einsatz automatisierter Tools zu steigern, um die Anzahl sich wiederholender oder geringwertiger Aufgaben im Arbeitsalltag zu eliminieren oder zu minimieren und den Mitarbeitern Zeit zu geben, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, für die sie eingestellt wurden. . Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeiter stärker in die Art und Weise investiert werden, wie ihre Arbeit die Geschäftsziele vorantreibt.