Viele Arbeitnehmer auf der ganzen Welt arbeiten aufgrund der COVID-19-Pandemie jetzt aus der Ferne. Für einige Menschen verlief der Übergang nahtlos: Vielleicht arbeiteten sie bereits Teilzeit oder Vollzeit von zu Hause aus oder genossen es, nicht täglich lange ins Büro pendeln zu müssen. Für andere könnte der Wechsel schwieriger sein. Zum einen waren sie technisch nicht in der Lage, ihr Zuhause in einen Arbeitsplatz zu verwandeln.
Wie Sie wahrscheinlich herausgefunden haben, hat die Arbeit aus der Ferne tatsächlich viele Vorteile, darunter eine höhere Produktivität und eine bessere Work-Life-Balance. Bevor Sie jedoch in den Genuss der Vorteile kommen können, müssen Sie mit der richtigen Software – öffnet sich in einem neuen Tab – und den richtigen Tools für Ihren Heimarbeitsplatz ausgestattet sein.
Hier sind einige der wichtigsten Tools und Programme, die Ihnen zur Verfügung stehen sollten, egal, was Sie beruflich machen.
Werkstoff
Es klingt vielleicht etwas einfach, ist aber ein wesentlicher Ausgangspunkt: Sie benötigen grundlegende Hardware für Ihren Remote-Arbeitsbereich, einschließlich eines funktionierenden Desktop- oder Laptop-Computers, zuverlässiges WLAN und ein Smartphone. Abhängig von Ihrem Job benötigen Sie möglicherweise auch einen Drucker, einen Scanner, ein Festnetztelefon und andere Geräte. Wenn Sie beispielsweise Grafikdesigner sind, möchten Sie wahrscheinlich Probedrucke drucken können.
Wenn Sie diese Geräte noch nicht besitzen und sie für Ihren Job unerlässlich sind, wird Ihr Arbeitgeber sie wahrscheinlich bezahlen oder Ihnen die Spezialausrüstung erstatten, die Sie für die Arbeit im Homeoffice kaufen müssen. Auch wenn dies nicht der Fall ist, sind diese Tools eine gute Investition, die Ihnen in Zukunft gute Dienste leisten wird, auch wenn die verbleibenden Bestellungen aufgebraucht sind.
Microsoft Office 365
Sie verwenden wahrscheinlich bereits viele Aspekte von Office, darunter Word, Excel, Outlook und möglicherweise PowerPoint. Diese Programme sind praktisch für jeden Bürojob, aber auch für Jobs, bei denen man nicht den ganzen Tag vor dem Computer sitzt, Pflicht und in der Plattform enthalten.
Es gibt weitere Funktionen, die besonders für die Remote-Arbeit nützlich sein können, darunter Microsoft Teams, das Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen über Messaging, Live-Bearbeitung, Dateifreigabe, Chats usw. ermöglicht. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie keine persönliche Zeit mit den Kollegen haben, die Sie normalerweise jeden Tag sehen.
Projektmanagement-Tools sind auch dann nützlich, wenn Sie im Büro mit Ihren Kollegen arbeiten, aber sie sind besonders wichtig, wenn Sie Projekte aus der Ferne im Auge behalten müssen. Mit Trello können Sie beispielsweise Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und vieles mehr. Das Bildlayout basiert auf einem Kartensystem, das Sie in verschiedenen Spalten verschieben können und das es Ihnen ermöglicht, den Gesamtfortschritt des Projekts zu verfolgen.
Viele andere beliebte Projektmanagement-Plattformen sind ebenfalls verfügbar, darunter Monday, Asana, Basecamp, Wrike und viele mehr. Einige sind in der einfachsten Tarifstufe kostenlos, die meisten bieten kostenpflichtige Optionen für größere Teams oder zusätzliche Funktionen.
Cloud Computing
Cloud-Computing-Plattformen bilden im Wesentlichen Ihre Arbeitsumgebung in einem virtuellen Raum nach und bieten Speicher, Anwendungsverwaltung, Datenanalyse, Sicherheit, Support und mehr. Diese Lösungen sind skalierbar, wenn Sie Ressourcen und Dienste hinzufügen müssen, für Benutzer zugänglich, die remote zusammenarbeiten müssen, und oft erschwinglich.
Es stehen viele Optionen für Cloud-Computing-Plattformen zur Verfügung, aber zu den wichtigsten Anbietern gehören Amazon Web Services, Google Cloud, IBM Cloud, Microsoft Azure, Alibaba und Oracle Cloud.
Videokonferenz- und Chat-Plattformen
Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, ist es für eine optimale Zusammenarbeit wichtig, während der Pandemie, aber auch unter „normalen“ Umständen, mit Ihren Kollegen in Kontakt zu bleiben. Dank der Technologie ist es auch einfacher als je zuvor. Mit Plattformen wie Zoom und Webex können Sie weiterhin regelmäßig persönliche Gespräche führen, entweder einzeln oder mit Ihrem gesamten Team.
Für weniger formelle Kommunikation, wie einen schnellen Check-in, probieren Sie Tools wie Slack oder Rocket.Chat aus. Mit dieser App können Sie Direktnachrichten senden oder über Kanäle hinweg chatten, zu denen auch Teams oder ausgewählte Personengruppen gehören. Sie können sogar Dateien über mehrere dieser Plattformen hinweg senden und teilen, und bei einigen können Sie bei Bedarf auch auf Video- und Audiokonferenzen umschalten.
Cybersicherheitstools sind nicht nur wichtig für den Schutz Ihrer eigenen Informationen und Privatsphäre, sondern insbesondere beim Zugriff auf potenziell sensible Unternehmensdateien und -daten. Schließlich möchten Sie weder sich selbst noch Ihre Organisation einem Risiko aussetzen. Diese Tools sind unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz wichtig und für Ihr Heimbüro unverzichtbar.
Ein Tool, das Sie in Ihrem Repertoire haben sollten, ist ein virtuelles privates Netzwerk (VPN). Ein VPN schützt Ihre Privatsphäre, indem es ein privates Netzwerk aufbaut und Ihre IP-Adresse verbirgt, wenn Sie auf das Internet zugreifen. Sie können Ihren Standort und andere Daten verbergen und so anonym im Internet surfen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie auf öffentliche Netzwerke wie WLAN-Hotspots zugreifen, die Sie besonders anfällig machen.
Natürlich ist auch Cybersicherheitssoftware wichtig: Sie schützt Ihre Geräte vor Bedrohungen wie Malware und Hackern. Sie können auch ein Zwei-Faktor-Authentifizierungssystem einrichten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Identität auf zwei Arten nachweisen müssen, beispielsweise durch die Eingabe Ihres Passworts und eines Codes, der Ihnen per E-Mail oder SMS zugesandt wird.
Abhängig von der Art Ihrer Arbeit benötigen Sie möglicherweise viele andere Arten von Software und Hardware. Menschen, die beispielsweise in der Kreativbranche arbeiten, benötigen möglicherweise Adobe Creative Cloud. Finanzberater hingegen könnten ein Programm wie Money Tree nutzen. Bei den hier aufgeführten Grundlagen handelt es sich jedoch um die Grundlagen, die die meisten Arbeitnehmer in jeder Branche benötigen, sei es ein Softwareentwickler oder ein Desktop-Administrator.
Wenn diese Programme und Tools noch nicht auf Ihren Geräten installiert sind, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Sie können ihnen die Installation, die oft aus der Ferne durchgeführt werden kann, anbieten, sie bezahlen oder Ihnen die Kosten erstatten. Auch wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie sich dennoch bemühen, diese Tools in Ihrer Arbeitsumgebung von zu Hause aus zu haben – Sie werden sie immer wieder für viele Zwecke verwenden, unabhängig von Ihrem Job oder Ihrer Organisation.
Malcom Ridgers, Bairesdev (öffnet sich in einem neuen Tab)