Die elektronische Rechnungsstellung ist die beste Art, Geschäfte abzuwickeln. Es ist günstiger, schneller, weniger fehlerhaft, lässt sich direkt in Ihren Buchhaltungsprozess integrieren und ist umweltfreundlicher als Papier- und digitale Rechnungen. Elektronische Geräte, die mit dem Internet verbunden sind, gibt es in Hülle und Fülle. Allerdings ist es mehr als wahrscheinlich, dass bestimmte Vorgänge und Prozesse, die normalerweise manuell ausgeführt werden, computerisiert sind. Die Computerisierung manueller Prozesse ermöglicht es Ihnen häufig, Ihr Unternehmen zu rationalisieren und mit höchster Effizienz zu arbeiten, und der Rechnungsversand bildet da keine Ausnahme.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist während ihres gesamten Lebenszyklus elektronisch. bedeutet, dass Erstellung, Versand, Zahlung und Finanzbuchhaltung über ein durchgängiges Computersystem erfolgen. Dies sollte jedoch nicht mit einer digitalen Rechnung verwechselt werden, bei der es sich einfach um eine gescannte Papierrechnung handelt, wahrscheinlich im PDF-Format. E-Rechnungen unterscheiden sich von digitalen Rechnungen dadurch, dass menschliche Mitarbeiter die Informationen auf den Rechnungen erfassen müssen – es handelt sich um einen manuellen Prozess, nicht um einen vollständig elektronischen/computergestützten Prozess. Obwohl der Oberbegriff „Rechnung“ lautet, bezieht sich eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung auf vollständig elektronische Bestellungen, Lastschriften, Gutschriften, Zahlungsbedingungen und -anweisungen sowie Zahlungsbelege sowie Rechnungen. Typischerweise handelt es sich dabei um eine elektronische Rechnung als .XML- oder .CSV-Datei gesendet. Elektronische Rechnungen können jedoch in vielen Dateiformaten oder Webformularen vorliegen. Beispielsweise bietet CurrencyPay ein elektronisches Rechnungsportal, über das Benutzer ihre Rechnungen per E-Mail mit eingebetteten Zahlungslinks versenden. Mit diesen Links können Sie Rechnungen mit einem Klick bezahlen.Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.
Wenn Sie die papierlose Abrechnung mit der herkömmlichen Papier- oder digitalen Abrechnung vergleichen, bei der es sich eigentlich um eine Papierabrechnung handelt, können Sie erkennen, dass die papierlose Abrechnung herkömmliche Abrechnungsmethoden in mehreren Leistungsbereichen übertrifft: Kosten Durch die Verwendung einer elektronischen Rechnung können Sie im Vergleich zu Papierrechnungen viel Geld sparen und digitale Rechnungen. Durch die Verwendung einer digitalen Rechnung müssen Sie weder für das Papier, auf dem Ihre Rechnungen gedruckt werden, noch für das Porto bezahlen, das für den Versand Ihrer Rechnungen an Ihre Kunden erforderlich ist. Wenn es um eine digitale Rechnung geht, sparen Sie mit einer elektronischen Rechnung Geld, da die Eingabe Ihrer Daten in die Buchhaltung weniger Zeit in Anspruch nimmt. Eine digitale Rechnung erfordert immer die Dateneingabe durch einen Mitarbeiter, eine mühsame Aufgabe, für die ein Mitarbeiter bezahlt werden muss (Zeit ist Geld!). Beispielsweise schätzte das US-Finanzministerium im Jahr 2013, dass durch die Einführung elektronischer Rechnungen in allen Bundesämtern die Kosten um 50 % gesenkt und 450 Millionen Euro pro Jahr eingespart werden könnten, und es ist wahrscheinlich, dass diese Statistiken seit dem Bericht gestiegen sind . ist erschienen (2013). Effektivität Benutzer der elektronischen Rechnungsstellung stellen im Allgemeinen fest, dass die elektronische Rechnungsstellung ihr Geschäft und das ihrer Kunden effizienter und einfacher macht. E-Rechnungen können automatisiert werden, um wiederkehrende Rechnungen zu versenden, Ihr Kunde kann diese per Mausklick bezahlen und in der Regel werden E-Rechnungen direkt in Ihre Hauptbücher übertragen, wodurch zeitraubende Daten entfallen. Teilweise teures Einreiseverfahren. Als Kevin Halverson, CEO von Vantage Finance, in seinem Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung begann, stellte er fest, dass sein Abrechnungsprozess effizienter geworden war. „Das Ziel bestand immer darin, Unternehmen und Verbrauchern die Finanzierung und den Geldtransfer zu erleichtern“, sagte Halverson. „Und die elektronischen Rechnungsfunktionen von Currency haben es Vantage ermöglicht, dies zu realisieren: ‚Anstatt jeden meiner Kunden anzurufen und Karteninformationen zu sammeln, kann ich jetzt eine Rechnung senden, die von meinem Kunden bezahlt und bearbeitet werden kann.‘ direkt per E-Mail.“ „Laut Halverson hat die elektronische Rechnungsstellung ihre Abrechnungsprozesse rationalisiert, indem Schritte eliminiert und alltägliche Kommunikationsmethoden (E-Mail) genutzt wurden, um den Abrechnungsprozess benutzerfreundlicher zu gestalten.
(Bild: © Bildnachweis: Pixabay) Geschwindigkeit Elektronische Rechnungen können um ein Vielfaches schneller gesendet, empfangen, bezahlt und beglichen werden als Rechnungsmethoden auf Papier und digital; Die Geschwindigkeit, mit der diese Prozesse ablaufen, kann die Zeit, die für die Integration Ihrer Rechnungsinformationen in Ihr Buchhaltungssystem benötigt wird, erheblich verkürzen. Oftmals werden die Informationen aus dem E-Rechnungsformat einfach in Ihre Buchhaltungssysteme heruntergeladen oder automatisch synchronisiert. Dadurch entfällt die Zeit (und Kosten), die ein Mitarbeiter für die manuelle Dateneingabe benötigt. Genauigkeit Elektronische Rechnungen sind mit höherer Wahrscheinlichkeit korrekt als Papier- und digitale Rechnungen. Bei Verwendung einer elektronischen Rechnung umfasst der Abrechnungsprozess weniger Schritte und ist daher weniger reibungslos. Wenn ein Mitarbeiter für die Eingabe und Übermittlung von Daten verantwortlich ist, beispielsweise bei digitalen und Papierabrechnungsmethoden, kann in verschiedenen Phasen ein Fehler auftreten, beispielsweise bei der Erstellung der Rechnung, der Zahlung an den Kunden und der Dateneingabe. Wenn Sie jedoch eine elektronische Rechnung verwenden, gibt es nur einen Punkt, an dem ein Fehler passieren kann: bei der ersten Rechnungserstellung. Im Allgemeinen verringert die Verwendung einer elektronischen Rechnung das Risiko von Fehlern in Ihrem Abrechnungsprozess und in Ihren Buchhaltungsbüchern. umweltfreundlich Die Verwendung elektronischer Rechnungen ist umweltfreundlicher als die Verwendung von Papierrechnungen. Es ist bekannt, dass die Herstellung von Papierprodukten erheblich zur Entwaldung beiträgt. Durch den Einsatz einer papierlosen Rechnungsstellung zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen seiner gesellschaftlichen Verantwortung für den Schutz der Umwelt gerecht wird.