Las herramientas de colaboración en equipo se han vuelto populares en varias industrias en los últimos años, reemplazando el correo electrónico con “canales” de chat grupal para la comunicación en tiempo real. Para Valley Behavioral Health, esto significa usar Slack para mejorar el flujo de información entre los miembros del personal mientras se garantiza que los datos de los pacientes permanezcan protegidos.
Obwohl es sich in erster Linie um einen Microsoft-Store handelt, nutzt der in Utah ansässige Anbieter von Dienstleistungen für psychische Gesundheit das Enterprise Grid von Slack für die interne Kommunikation seiner 750 Mitarbeiter und verbindet Ärzte, Therapeuten, Arbeiter, Sozialarbeiter und andere Mitarbeiter. Valley Behavioral Health verfügt über Kanäle für die Pflegekoordination und eine Vielzahl anderer Zwecke, von Personalanfragen über Fragen der Hausverwaltung (Benutzer können beispielsweise ein Foto fehlerhafter Geräte in Bürogebäuden hochladen) bis hin zum Versenden von Computertickets. Es gibt auch einen „allgemeinen“ Kanal, der informelle Gespräche zwischen Kollegen ermöglicht. „Es ist ein echter Kommunikationsknotenpunkt für unser gesamtes Unternehmen“, sagte Tyler Tait, IT-Direktor für Behavioral Health bei Valley, kürzlich in einem Interview.
Sichere Patienteninformationen
Als Organisation, die in einem stark regulierten Bereich, dem Gesundheitswesen, tätig ist, muss Valley Behavioral Health geschützte Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI) verwalten, die von Mitarbeitern über eine digitale Kommunikationsplattform übermittelt werden. Obwohl das 2018 angekündigte Enterprise Grid von Slack ursprünglich nicht für regulierte Branchen gedacht war, kann es durch Hinzufügen von Verschlüsselungs- und Datenschutzfunktionen so konfiguriert werden, dass es dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) entspricht. Mit Enterprise Grid werden die PHI-Daten von Valley Behavioral Health im Ruhezustand und bei der Übertragung auf den Servern von Slack verschlüsselt und können auf eigenen verschlüsselten Laufwerken gespeichert werden. Zu Prüfzwecken ist es möglich zu sehen, welche RPS mit wem und wann geteilt wurden. Es gab praktische Vorteile für das Personal. Durch die Einhaltung der HIPAA konnten Mitarbeiter von Valley Behavioral Health Nachrichten mit PHI-Informationen über bestimmte Kanäle senden, was eine schnellere Kommunikation innerhalb der Organisation ermöglichte, sagte Tait. Als Beispiel nannte er Eltern, die ihre Kinder regelmäßig von der Schule für autistische Kinder von Valley Behavioral Health abholen. Wenn das Personal über die Ankunft eines Elternteils informiert wird, kann die Chatnachricht mit dem Namen des Kindes als vertrauliche Patienteninformation betrachtet werden.
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Valley Behavioral Health Tyler Tait, IT-Direktor für Valley Behavioral Health. „Sie müssen wissen, um welches Kind es sich handelt, man kann nicht einfach den Ausweis des Klienten sagen“, sagte Tait. „Wir konnten es effizienter gestalten: Es war eine einfachere und unmittelbarere Möglichkeit für sie, zu kommunizieren. Dennoch rät Valley Behavioral Health seinen Mitarbeitern, die Weitergabe von PHI auf Slack zu vermeiden, es sei denn, dies ist erforderlich, z. B. sind PHI im „allgemeinen“ Kanal nicht zulässig. „Es war großartig für uns, den Leuten die Möglichkeit zu geben, PHI in Slack einzufügen; Dies war für die spezifischen Zeiten und Anwendungsfälle, in denen es benötigt wurde, großartig. Aber am Ende des Tages sagen wir den Leuten: „Wenn Sie keine Patienteninformationen auf Slack teilen müssen, dann tun Sie es nicht“, sagte er. Stattdessen werden RPS je nach Bedarf in kleinen privaten Gruppen oder Direktnachrichten zwischen Einzelpersonen geteilt. Valley Behavioral Health schützt Patientendaten auch auf andere Weise. Minimieren Sie Integrationen von Drittanbietern, um das Risiko der Datenübertragung an Drittanbieter zu verringern. Das Unternehmen entschied sich außerdem dafür, Slack nicht in sein System für elektronische Patientenakten (EMR) zu integrieren, um Patientendaten von der Kollaborationsplattform zu trennen. „Slack ist ein Kommunikationstool, um Menschen bei der Stange zu halten: Es ist sofort verfügbar, auf dem neuesten Stand und hält alle auf dem Laufenden“, sagte er. „Ich würde es nicht unbedingt als Archiv oder Datenspeicher für Informationen betrachten, selbst wenn es HIPAA-konform ist.“ Obwohl Tools für die Teamzusammenarbeit im Gesundheitswesen nicht weit verbreitet sind, wächst das Interesse laut Seth Feder, einem leitenden Gesundheitsanalysten bei Gartner. Dies spiegelt zum Teil die umfassendere Reife der IT-Umgebungen im Gesundheitswesen nach der weit verbreiteten Einführung von EMR-Systemen im letzten Jahrzehnt wider. Die großen Anbieter von EMR-Software verfügen zwar über integrierte Messaging-Funktionen in ihren Plattformen, bieten jedoch nicht die Funktionalität, die eine dedizierte Kommunikation und Zusammenarbeit bieten kann. „Die häufigste Beschwerde, die wir hören, ist, dass EMR-Anbieter nicht mit dem Innovationsniveau mithalten können, das Dritttechnologieunternehmen sehen, die sich auf bestimmte Lösungen konzentrieren“, sagte er. „Daher ist es schwierig, das Slack-Erlebnis zu reproduzieren.“
Remote-Arbeit und mobiles Messaging
Laut Tait war Valley Behavioral Health letztes Jahr in einer guten Lage, als das Unternehmen zu Beginn der COVID-19-Pandemie die Remote-Arbeit übernehmen musste, nachdem es sich mehrere Jahre lang auf Team-Collaboration-Software verlassen hatte. Diese Änderung erfolgte mit minimalen Unterbrechungen und ohne Produktivitätsverlust. „Wir konnten sehen, was vorher und nachher mit den Ketten passierte, und es wurde viel gearbeitet; Es gab so viel Aktivität“, sagte Tait. Eine der Nachwirkungen der Pandemie und der Verlagerung hin zu mehr Remote-Arbeit ist die zunehmende Abhängigkeit von mobilen Geräten, sowohl Laptops als auch Smartphones. Bisher war Slack hauptsächlich auf Desktop-Geräten zugänglich. „Da haben wir einen großen Vorstoß gemacht: Wir haben gesagt, dass wir das auf den Smartphones der Menschen zugänglich machen müssen“, sagte Tait. Der mobile Zugang ist mittlerweile fest in der Kooperationsstrategie von Valley Behavioral Health verankert. „Ein Teil unseres Onboarding-Prozesses besteht darin, Slack auf jedem Telefon verfügbar zu machen“, sagte Tait. „Wir sagen unseren Mitarbeitern, dass sie, genau wie ein Auto für den Weg zur Arbeit, ein Smartphone brauchen, damit sie hier arbeiten können. „Es war ein großer Unterschied; Dies bedeutet, dass jeder viel besser für den Empfang von Slack-Nachrichten zugänglich ist und die Kommunikation viel effizienter sein kann.
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Valley Behavioral Health Tyler Tait, IT-Direktor für Valley Behavioral Health. „Sie müssen wissen, um welches Kind es sich handelt, man kann nicht einfach den Ausweis des Klienten sagen“, sagte Tait. „Wir konnten es effizienter gestalten: Es war eine einfachere und unmittelbarere Möglichkeit für sie, zu kommunizieren. Dennoch rät Valley Behavioral Health seinen Mitarbeitern, die Weitergabe von PHI auf Slack zu vermeiden, es sei denn, dies ist erforderlich, z. B. sind PHI im „allgemeinen“ Kanal nicht zulässig. „Es war großartig für uns, den Leuten die Möglichkeit zu geben, PHI in Slack einzufügen; Dies war für die spezifischen Zeiten und Anwendungsfälle, in denen es benötigt wurde, großartig. Aber am Ende des Tages sagen wir den Leuten: „Wenn Sie keine Patienteninformationen auf Slack teilen müssen, dann tun Sie es nicht“, sagte er. Stattdessen werden RPS je nach Bedarf in kleinen privaten Gruppen oder Direktnachrichten zwischen Einzelpersonen geteilt. Valley Behavioral Health schützt Patientendaten auch auf andere Weise. Minimieren Sie Integrationen von Drittanbietern, um das Risiko der Datenübertragung an Drittanbieter zu verringern. Das Unternehmen entschied sich außerdem dafür, Slack nicht in sein System für elektronische Patientenakten (EMR) zu integrieren, um Patientendaten von der Kollaborationsplattform zu trennen. „Slack ist ein Kommunikationstool, um Menschen bei der Stange zu halten: Es ist sofort verfügbar, auf dem neuesten Stand und hält alle auf dem Laufenden“, sagte er. „Ich würde es nicht unbedingt als Archiv oder Datenspeicher für Informationen betrachten, selbst wenn es HIPAA-konform ist.“ Obwohl Tools für die Teamzusammenarbeit im Gesundheitswesen nicht weit verbreitet sind, wächst das Interesse laut Seth Feder, einem leitenden Gesundheitsanalysten bei Gartner. Dies spiegelt zum Teil die umfassendere Reife der IT-Umgebungen im Gesundheitswesen nach der weit verbreiteten Einführung von EMR-Systemen im letzten Jahrzehnt wider. Die großen Anbieter von EMR-Software verfügen zwar über integrierte Messaging-Funktionen in ihren Plattformen, bieten jedoch nicht die Funktionalität, die eine dedizierte Kommunikation und Zusammenarbeit bieten kann. „Die häufigste Beschwerde, die wir hören, ist, dass EMR-Anbieter nicht mit dem Innovationsniveau mithalten können, das Dritttechnologieunternehmen sehen, die sich auf bestimmte Lösungen konzentrieren“, sagte er. „Daher ist es schwierig, das Slack-Erlebnis zu reproduzieren.“