Die vielen Vorteile von Kollaborationstools wie Slack, Trello, Asana und Zoom sind gut dokumentiert. Die Möglichkeit, sofort mit Kollegen zu kommunizieren, mit entfernten oder internationalen Kollegen per Video-Chat zu chatten und große, verteilte Teams zu organisieren, ist für Unternehmen von unschätzbarem Wert. Der Oberbegriff deckt eine Vielzahl von Anwendungen ab, von Messaging und Aufgabenverwaltung bis hin zu Konferenzen und Dateifreigabe. Die Kette, die jede dieser Technologien verbindet, ist ein gemeinsames Ziel, die Kommunikation zu optimieren und den Teammitgliedern eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Jedes Jahr kommen neue Tools auf den Markt und Unternehmen beeilen sich, die neuesten Innovationen in die Hände zu bekommen. Einer neuen Studie des Access-Management-Unternehmens Okta zufolge nutzen einige Unternehmen mehr als 200 Tools und Anwendungen gleichzeitig. Der Bericht ergab außerdem, dass die durchschnittliche Anzahl der von Unternehmen genutzten Apps im Jahresvergleich um 6 % gestiegen ist. Es ist jedoch möglich, dass in der Aufregung einige Probleme, die durch die Einführung verursacht wurden, unbemerkt bleiben. Trotz der offensichtlichen Vorteile könnten diese Tools den Arbeitsplatz auf eine Weise verändern, die Unternehmen nie wollten und nur ungern erleben konnten. Sind Tools für die globale Zusammenarbeit also ein positiver oder negativer Faktor?
Kulturschock
Der Aufstieg flexibler und mobiler Arbeit war kometenhaft. Von Unternehmen wird mittlerweile fast erwartet, dass sie ihren Mitarbeitern ermöglichen, zumindest einen Teil der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, und ihre Arbeitszeiten an ihre persönlichen Zeitpläne anpassen. Zahlen des Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) zeigen, dass Mitte 54 2019 % der britischen Arbeitnehmer außerhalb der traditionellen Bürozeiten arbeiten konnten. Das ist ein Anstieg gegenüber 9,5 % im Jahr 1999, so die Arbeitskräfteerhebung des Office for National Statistics , ein Anstieg von mehr als 450 % in 20 Jahren. Man kann mit Recht sagen, dass diese Entwicklung größtenteils auf die Verbreitung von Tools für die Zusammenarbeit zurückzuführen ist, die eine Kommunikation über große Entfernungen ermöglichen. Dafür müssen sie theoretisch gefeiert werden. Aufgrund der Entwicklung dieser Technologien haben die Mitarbeiter von heute jedoch viele Möglichkeiten, auf persönliche Kontakte zu verzichten. Dies könnte bedeuten, dass wir am Arbeitsplatz eher in sozialen Silos agieren, was die Pflege einer Unternehmenskultur erschwert.
Immer an
Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, dass Kollaborationstools die Grenze zwischen Zuhause und Arbeit verwischen und unabhängig von der Uhrzeit rund um die Uhr Aufmerksamkeit erfordern. Mit anderen Worten: Ihre nützlichste Eigenschaft (die Fähigkeit, spontan zu arbeiten) wird zu Ihrer schädlichsten Eigenschaft. Die Wohltätigkeitsorganisation für psychische Gesundheit Mind erkennt den Wert der Technologie am Arbeitsplatz an, glaubt aber auch, dass sie direkt zu psychischen Gesundheitsproblemen beitragen kann. Emma Mamo, Managerin für Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei der Wohltätigkeitsorganisation, sagt: „Probleme wie Stress, Angstzustände und Depressionen sind bei Mitarbeitern weit verbreitet.“ Die Ursachen für Stress und eine schlechte psychische Gesundheit variieren von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Zu den häufig genannten Faktoren gehören jedoch übermäßige Arbeitsbelastung, lange Arbeitszeiten und eine schlechte Work-Life-Balance. Privatleben. „Mind setzt sich für eine Neudefinition von „Behinderung“ gemäß dem Equality Act 24 ein, um psychische Gesundheitsprobleme abzudecken, wenn sie erhebliche Auswirkungen auf die täglichen Aktivitäten haben. Durch die Änderung würden Opfer von mehr Rechten und Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz profitieren.
Sind wir aktiviert?
Viele Anbieter werden Ihnen sagen, dass Collaboration-Tools die Mitarbeiter wesentlich produktiver machen, die Kommunikation rationalisieren und es Managern ermöglichen, effektiv zu delegieren. Aber es lohnt sich zu fragen, ob Kollaborations- und Produktivitätstools wirklich halten, was sie versprechen. Laut Geraldine MacCarthy, Leiterin der EMEA-Aktivitäten beim Dateihosting-Riesen Dropbox, könnte uns die Technologie am Arbeitsplatz zurückwerfen. „Anstatt Kreativität und Zusammenarbeit zu fördern, hat (die Verbreitung von Tools) vielbeschäftigte Mitarbeiter mit Arbeit überschwemmt; sie verwalten kontinuierlich die Kommunikation über verschiedene Kanäle, suchen in einer Vielzahl von Anwendungen nach Dateien und koordinieren die Arbeit über verschiedene Formate und Systeme hinweg.“ „Das ist Arbeit.“ „Die Arbeit am Arbeitsplatz zehrt an der Energie der Menschen, ertränkt sie in frustrierenden Verwaltungsaufgaben und nimmt Zeit für die Art strategischer und kreativer Aufgaben in Anspruch, die das Unternehmen wirklich voranbringen“, sagte MacCarthy. Ob Tools eingesetzt werden, um die Produktivität zu verbessern oder die Produktivität zu behindern, hat viel mit der spezifischen Art und Weise zu tun, wie sie innerhalb einer Organisation eingesetzt werden, über die Anbieter kaum Kontrolle haben. Bis zu einem gewissen Grad liegt es in der Verantwortung der Organisation, dafür zu sorgen, dass die Tools für sie funktionieren, und nicht umgekehrt.
Aufmerksamkeit sparen
Laut der Theorie der Aufmerksamkeitsökonomie, der Idee des amerikanischen Psychologieprofessors Herbert Simon, ist die menschliche Aufmerksamkeit eine begrenzte Ressource. Nach Simons Theorie, die er erstmals 1971 öffentlich diskutierte, beginnen wir den Tag mit einer begrenzten Aufmerksamkeit, die wir unseren Aufgaben widmen können, bis die Vorräte aufgebraucht sind. Daraus folgt, dass Aufmerksamkeit, da sie knapp ist, mit äußerster Vorsicht zugewiesen werden muss. Dies kann jedoch in einem Umfeld, in dem die Aufmerksamkeit in viele verschiedene Richtungen gleichzeitig gelenkt wird, schwierig sein. Man könnte sagen, dass Kollaborationstools eine weitere Belastung für unsere Aufmerksamkeit darstellen und uns davon abhalten, uns auf eine bestimmte Aufgabe mit einem endlosen Strom von Push-Benachrichtigungen zu konzentrieren. Das Problem verschärft sich mit jedem zusätzlichen Tool, mit dem ein Team oder eine Einzelperson jonglieren muss. Die Aufmerksamkeitsökonomie mag in Pseudowissenschaften kanalisiert werden, aber die Vorstellung, dass es wahrscheinlich nicht gut ist, Arbeitnehmer ständigen Ablenkungen auszusetzen, erscheint durchaus vernünftig. . Natürlich sind Ablenkungen am Arbeitsplatz nichts Neues. Zuvor lieferte das hohe Trillergeräusch eingehender Telefonanrufe den Ton für den Arbeitstag. Unternehmen könnten jedoch von einem Technologie-Audit und einer Reduzierung von Apps profitieren, die den Benachrichtigungssturm nur verstärken.Datenexplosion
Es gibt hundertundeine Möglichkeit, wie Unternehmensdaten am falschen Ort oder in den falschen Händen sein können. Die Verfolgung von Geschäftsdaten wird aufgrund der zunehmenden Verbreitung vernetzter Geräte, die Informationen nur mit sehr begrenzter Geschwindigkeit erzeugen und übertragen, immer schwieriger. Kollaborationstools sind nicht die Hauptursache für Datenschutzverletzungen und Hackerangriffe. Dennoch lohnt es sich, die Sicherheitsauswirkungen einer Ansammlung von Anwendungen zu berücksichtigen, die durch die gemeinsame Nutzung großer Mengen (häufig persönlicher) Informationen angetrieben werden. Regus, ein führender Büroraumanbieter und WeWork-Konkurrent, erlitt kürzlich einen Verstoß, der die Leistungsdaten von mehr als 900 Mitarbeitern offenlegte. Die Informationen wurden versehentlich der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, nachdem ein Drittunternehmen eine Inkognito-Überprüfung der Mitarbeiter von Testkäufern durchgeführt hatte. Das Unternehmen hatte die Daten fälschlicherweise an Trello gesendet, ein webbasiertes Aufgabenverwaltungstool, mit dem Manager Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen können. Eine einfache Google-Suche ergab die Tabelle mit Namen, Adressen und Leistungsbewertungen.