Die Dokumentenverarbeitung erfreute sich in den 1990er-Jahren großer Beliebtheit, als Unternehmen, die große Mengen an Postsendungen bearbeiteten, erkannten, dass die falsche Platzierung einer einzigen Postsendung erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben konnte.
Es war der Finanzsektor, der am stärksten von seiner festverwurzelten Abhängigkeit von Papierkommunikation betroffen war.
Die Dokumentenverarbeitung geht jedoch weit über das einfache tägliche Scannen aller E-Mails auf einem internen Server hinaus. Das passiert, wenn es passiert, und aufgrund dieser Komplikationen waren viele IT-Experten nicht bereit, mit den großen Datenmengen oder der speziellen Hardware umzugehen, die für die Bildgebung erforderlich sind.
Wer sich in den Dokumentenverarbeitungsprozess wagt, braucht zuverlässige Ausrüstung und einfache Verwaltung, um die ersten lohnenden Erträge einzufahren, und genau das verspricht der Raven-Dokumentenverarbeitungsscanner. Profi.
Ist dies der erste Schritt zu einem Schreibtisch ohne Akten und Papierstapel oder einem anderen Gerät, das bald im Aktenschrank verstaubt?
Preise und Verfügbarkeit
Raven bietet vier Scanner mit den Bezeichnungen Original, Standard, Compact und das hier getestete Pro-Modell an. Das Pro-Design kommt direkt vom Hersteller in Schwarz-Weiß-Farbschemata und kostet 649.85 $ mit kostenlosem 2-Tage-Versand in den USA. Dieser Preis beinhaltet den kostenlosen Zugriff auf Raven Cloud Document Storage und derzeit gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der gescannten Dokumente Dokumente, die Sie in dieser Einrichtung aufbewahren können.
Designen und Bauen
Im Gegensatz zu anderen Scannern ähneln Dokumentenscanner, die für Ihren Dokumentenverarbeitungs-Workflow entwickelt wurden, nicht der billigen, dünnen Hardware, die Druckerhersteller in ihre MFPs stopfen.
Das liegt daran, dass ein Blatt Papier für die meisten Menschen glatt erscheinen mag, aber wenn eine Million Blätter durch einen Scanner laufen, hat das ähnliche Auswirkungen, als würde man wiederholt Sandpapier scannen.
Die robuste Mechanik des Raven Scanner Pro vermeidet einige dieser Bedenken, obwohl die meisten Benutzer diese Hardware leicht mit einem kleinen Faxgerät verwechseln könnten.
Im Auslieferungszustand muss das Gerät lediglich um den Dokumenteneinzug erweitert und das Netzteil angeschlossen werden, um betriebsbereit zu sein.
Neben Netzteil und Kabel sind auch ein USB-Anschluss und ein Stempelkissen mit der Aufschrift „Scanned“ im Lieferumfang enthalten.
Eine Möglichkeit, den Scanner zu verwenden, besteht darin, den 8-Zoll-Touchscreen an der Vorderseite des Scanners zu verwenden, der die von MFPs in den Schatten stellt, diese Hardware jedoch dominiert.
Dieser Bildschirm ist groß und hell, hat aber ein Problem mit dem Betrachtungswinkel, da er ziemlich schwer zu erkennen ist, wenn man vor dem Scanner sitzt. Im Stehen ist es einfacher zu sehen.
Interessanterweise ist eines der verfügbaren Zubehörteile eine Scannerhalterung mit zunehmendem Winkel, und die Verwendung dieses Artikels (29.85 $) könnte das Problem beheben.
Obwohl Sie dieses Gerät mit einem über USB oder Netzwerk verbundenen Computer verwenden können, funktioniert es auch isoliert, wenn Sie ein WLAN-Passwort angeben oder ein LAN-Kabel anschließen, um ihm den Zugriff auf das Internet zu ermöglichen.
Für den Zugriff auf Android-Systemaktualisierungen, aber auch zum Versenden von Scans an Cloud- oder E-Mail-Ziele ist eine Internetverbindung erforderlich.
Wenn Sie den Scanner zum ersten Mal mit dem Internet verbinden, können Sie sich bei Raven für ein Konto anmelden, das Ihnen den Zugriff auf die Raven Cloud vom Gerät und über den Webzugriff ermöglicht.
Raven Cloud ist eines der möglichen Ziele für Ihre gescannten Dokumente, und Sie können diese, den erforderlichen Scantyp und die Qualität über die Touchscreen-Oberfläche konfigurieren.
Als wir unser Testmaterial zum ersten Mal übermittelten, wurde festgestellt, dass ein Update erforderlich war, und während dieses Updates stellte sich heraus, dass das Betriebssystem Android ist. Nicht, dass Sie auf diesem System Apps installieren können, aber es zeigt, dass es sich bei dem Touchscreen um ein Android-Tablet mit einer benutzerdefinierten Oberfläche handelt.
Alle diese Funktionen können mit der Raven Desktop-Anwendung auch außerhalb des Scanners ausgeführt werden. Diese Funktion erleichtert die Aufteilung der Scanarbeit zwischen einer Person, die die Dokumente hoch- und herunterlädt, und einer anderen Person, die das Scannen verwaltet. Dies ist eine viel effizientere Möglichkeit, die Arbeit zu erledigen und eine höhere Scanleistung aufrechtzuerhalten.
Aus Sicht des Scannens ist dieses Gerät sehr einfach zu implementieren und zu verwenden. Bis zu 100 Blatt können in den oberen Blatteinzug eingelegt und beim Einzug an der Vorderseite ausgeworfen werden.
Es scheint kaum einen spürbaren Unterschied in der Scangeschwindigkeit zwischen Einzel- und Duplikatscannern, Farbe, Monochrom oder den verschiedenen verfügbaren Auflösungen zu geben.
Der Unterschied liegt in der Zeit, die benötigt wird, um sie an ihr Ziel zu bringen, da die Scans mit höherer Auflösung größer sind und Farbe verwendet wird.
Die maximale Scanauflösung beträgt 600 dpi. Wenn Sie jedoch Platz sparen und niedrige Details akzeptieren möchten, können Sie eine Scanauflösung von 400, 300 oder 200 wählen.
Seiten können in einer einzigen PDF-Datei gruppiert und nach Ordner organisiert werden, wenn das Ziel der Speicher ist. Sie können im JPG-Format scannen, dieses Format ermöglicht jedoch nicht das Zusammenführen mehrerer Bilder in einer Datei.
Eine große Stärke dieses Systems ist die Anzahl der möglichen Ziele, die die gescannten Dokumente haben können.
Für diejenigen, die auf Cloud-Speicher angewiesen sind, sind Raven Cloud, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote, QuickBooks Online und SharePoint mögliche Ziele.
Wenn die Absicht besteht, Dateien intern aufzubewahren, können auch benutzerdefinierte Ziele verwendet werden, die auf dem Dateisystem des Raven-Desktop-Computers oder einem anderen Netzwerkziel basieren.
Sie müssen nicht nur ein einziges Ziel haben, da ein Scan automatisch an mehrere Ziele gehen kann.
Dokumente können auch in der Cloud mit OCR versehen werden, sodass sie nach Schlüsselwörtern suchen können, die bei der Identifizierung der Quelle helfen könnten.
Das einzige Problem der hier verwendeten OCR-Lösung besteht darin, dass sie nur für an die Raven Cloud gesendete Dokumente funktioniert, da kein Mechanismus zur Suche nach lokal gespeicherten PDF-Dateien vorhanden ist.
Raven hat einen selbstfärbenden Gummistempel beigelegt, aber einige Konkurrenzmodelle haben einen Stempel in ihren Scannern integriert, um diesen Vorgang zu beschleunigen.
Wir bemerken auch, wie amerikanisch die Softwarelösung ist, da in den Papierformaten A4 oder A5 nicht einmal erwähnt wird. Da viele Länder außerhalb der Vereinigten Staaten kein Papier im Letter-Format verwenden, muss dieses Problem behoben werden.
Bei der Scan-Hardware geht es in erster Linie um das Scannen von Seiten, aber bei der Dokumentenverarbeitung geht es auch um die Verwaltung dieser Dokumente, sobald sie gescannt sind.
Workflow-
Blatt
Hier sind die vollständigen Spezifikationen für den Raven Pro:
Kapazität des Dokumenteneinzugs: 100 Blatt
Tägliche Scankapazität: 6000 Seiten
Abmessungen: 12.44 x 8.15 x 7.01 Pulgadas
Netzwerke: WLAN und Ethernet LAN
LCD-Bildschirm: 8-Zoll-Touchscreen
Max. Scan-DPI: 600
Seiten pro Minute: 60
Duplex-Scan: Ja
Ins Internet scannen: Ja
Scannen ins Netzwerk: Ja
An USB scannen: Ja
Software: Raven Desktop für PC und Mac
Bei jeder Dokumentenverarbeitungslösung besteht das Ziel nicht nur darin, ein Dokument zu scannen. Ebenso wichtig sind die zusätzlichen Informationen, die dieses Dokument mit einem Geschäftsprozess verknüpfen.
Der Raven Pro ist für das Scannen von bis zu 6,000 Seiten pro Tag ausgelegt, was einer beträchtlichen Scanmenge entspricht, die auf einem Gerät an einem Arbeitstag erledigt werden kann.
Während jede Seite nur eine Sekunde in Anspruch nimmt, ist das Organisieren, wo sich Inhalte befinden und was passiert, sehr mühsam, da Sie Dokumente nicht scannen müssen und später nicht in der Lage sind, das benötigte Dokument zu finden.
Raven verfügt über eine OCR-Verarbeitungsfunktion, die den Inhalt eines Dokuments indizieren und so nach diesen Wörtern suchen kann. Es ist ein guter Anfang und willkommen, aber es ist nur ein kleiner Teil des größeren Prozesses.
Die meisten Unternehmen, die das Scannen von Dokumenten verwenden, verfügen über einen speziellen Mechanismus, um diese Dokumente einem bestimmten Kontakt oder einer bestimmten Aufgabe zuzuordnen.
Ravens Ansatz zur Erfüllung dieser Anforderung wird als „Workflow“ bezeichnet und über die Raven Desktop-Anwendung kann auf verschiedene Workflows zugegriffen werden. Ein Raven-Workflow definiert, welche Art von Dokumenten zu erwarten ist, definiert die Qualität des Scans und das Ziel dieser Dateien nach der Erstellung.
Das Schöne an diesen Definitionen ist, dass Sie auch die Namen der Dateien und Ordner anpassen können, an die sie gesendet werden, und dennoch mehrere Ziele haben.
Daher ist es möglich, ein Dokument zu scannen und eine Kopie an einen lokalen Server sowie an die Raven Cloud zu senden und es auch per E-Mail an eine bestimmte Adresse zu senden.
Dies ist eine nützliche Funktion und einer der Gründe, die Raven Desktop-Anwendung anstelle der Touch-Oberfläche des Scanners zu verwenden.
Dies ist jedoch nicht die wahre Definition von „Workflow“ in diesem Zusammenhang, da nicht verstanden wird, wie das Dokument der Ausgangspunkt eines internen Geschäftsprozesses sein könnte.
Für eine vollständige Integration muss der Dokumentenscan mit einer externen Datenbank oder CRM-Lösung verbunden werden und das Scanteam muss jedes Dokument auf irgendeine Weise kennzeichnen, um diese Verknüpfung herzustellen.
Im Idealfall könnte dies eine aufgelistete Kontonummer oder Referenz identifizieren, aber das Raven-System bietet keine Möglichkeit, OCR auf diese Weise zu verwenden.
Außerdem ist uns aufgefallen, dass der Raven Pro-Scanner zwar 100 Seiten auf dem Einzug aufnehmen kann, es aber keine Möglichkeit gibt, dem System mitzuteilen, dass es sich beispielsweise um zehn verschiedene Dokumente mit Trennseiten zwischen der Rückseite handelt.
Der Scanner kann angewiesen werden, Leerzeichen zu ignorieren, er kann sie jedoch nicht zur Identifizierung eines neuen Satzes von Dokumenten verwenden, und das ist ein bedauerliches Versäumnis. Was Raven-Benutzer tun müssen, ist, leere Seiten nicht abzulehnen und sie dann als Leitfaden für das spätere Zuschneiden zusammengeführter PDFs in Raven Cloud zu verwenden.
Es ist ein umständlicher Ansatz, der durch die Option, ein neues Dokument auf einer leeren Seite oder einer Seite mit einem speziellen Symbol zu starten, drastisch verbessert werden könnte, aber das ist derzeit keine Option.
Und obwohl die Raven Desktop-Anwendung viele Zwecke unterstützt, bietet sie nicht die Datenbankinteraktionen, die einen Datensatz erstellen, um ein System zur Bearbeitung der Korrespondenz zu starten, wenn ein Brief eingeht und möglicherweise eine schnelle Antwort erfordert.
Die meisten CRMs haben...