En febrero de 2020, incluso antes de que entraran en vigor las restricciones de bloqueo en muchos países, Zoom anunció que ya había agregado más usuarios nuevos en los primeros dos meses de 2020 que en 2019 en su conjunto.
Als im vergangenen Jahr aufgrund der Pandemie in Nordamerika und ganz Europa Lockdowns verhängt wurden, haben Unternehmen massenhaft Zoom-Lizenzen gekauft, oft ohne die gebotene Sorgfalt oder langfristige Planung ihrerseits. wer sie gekauft hat Dieser Ansturm trug dazu bei, dass die Videokonferenzsoftware von Zoom zu einer unverzichtbaren Lösung für Remote-Mitarbeiter wurde, die in Verbindung bleiben mussten.
![James Moy]()
ViacomCBS James Moy, Senior Global Director of Technology Asset Management bei ViacomCBS.
Dies bedeutete auch, dass viele Unternehmen letztendlich mehr ausgaben, als sie für die Lizenzierung von Zoom (und anderer Software) benötigten, um ihren Betrieb am Laufen zu halten. Heutzutage werfen viele einen Blick auf ihre Ausgaben des vergangenen Jahres, um Ersparnisse zu finden. ViacomCBS, der US-Medienkonzern, prüft unter anderem seine Ausgaben für SaaS; Reduzierung der jährlichen Zoom-Ausgaben um mehr als 32 % durch das Auffinden und Entfernen ungenutzter Zoom-Lizenzen sowie in vielen anderen Bereichen der IT-Ausgaben.
James Moy, Senior Global Director of Technology Asset Management bei ViacomCBS, sprach über seine Rolle im Unternehmen und wie ein starkes IT-Asset-Management ViacomCBS dabei geholfen hat, Kosten zu senken.
(Dieses Interview, veranstaltet vom ITAM Forum, einer globalen Handelsgruppe, die die IT-Asset-Management-Branche vorantreibt, wurde aus Gründen der Klarheit bearbeitet.)
Wie war Ihr Unternehmen vor der Pandemie bei der Softwareimplementierung vorgegangen?
„Vor der Pandemie sind wir sehr systematisch an das IT Asset Management (ITAM) herangegangen. Die Implementierung eines Tools wird Ihre Probleme niemals lösen. Jeder denkt, dass es eine Art Wunderwaffe geben wird, aber aus Sicht des Software-Asset-Managements ist das nie der Fall. Sie müssen drei Dinge berücksichtigen: die Menschen, die Prozesse und die Technologie, die Sie verwenden, und alles, was wir hier tun, basiert auf einem Referenzstandard für .
„Unser CTO möchte, dass Vermögenswerte, Hardware und Software von oben bis unten richtig verwaltet werden, denn er ist sich darüber im Klaren, dass wir dadurch unseren Return on Investment erzielen. Wir haben erkannt, dass man an Bedeutung gewinnen kann, anstatt die Größe zu reduzieren. Sparen Sie Software, indem Sie Ihre Ausgaben verwalten, ohne Ressourcen zu kürzen oder Arbeitsplätze zu verlieren. Dies wurde insbesondere während der Pandemie relevant, als alle ihre Kosten senkten, da sie nicht den gleichen Umsatz erzielten. In der Softwarewelt, insbesondere im SaaS-Bereich, gibt es jedoch Kostenoptimierungs- und Einsparpotenzial. . „Wenn es um die Neuarchitektur Ihrer SaaS-Implementierungen geht, wie stark war der Prozess von der Notwendigkeit geprägt, aufgrund der Pandemie Geld zu sparen, oder begann er vor 2020?
„Bevor die Pandemie begann, haben wir begonnen, die Ausgaben für SaaS zu prüfen, und dabei viele Überschneidungen zwischen verschiedenen Funktionstools festgestellt. Webkonferenzen waren eine davon, Kollaborationstools eine andere, zusammen mit CRM, Infrastruktur und Software; Mehrere Tools im Raum, die funktionieren. Wir haben es als Optimierungsübung angegangen und uns die 45 oder 50 Tools angesehen, die wir haben ... und in der Erkenntnis, dass jeder sie zwar unterschiedlich nutzt, sie aber alle auf die gleiche Weise funktionieren. Die Frage war, wie man diese 50 Tools auf drei reduzieren und die richtigen Entscheidungen treffen kann. Wohin geht dieses Geschäft?
„Wenn Sie sich für das SaaS-Modell entscheiden und sich für einen schnelleren Bereitstellungsprozess entscheiden, ist dies der richtige Weg. Sie müssen Tools optimieren, Tools vergleichen und bei der Einführung sicherstellen, dass der Preis stimmt. . Es gibt intern viele Diskussionen, die mit bestimmten Stakeholdern stattfinden müssen, weil Veränderungen unvermeidlich sind und die Menschen Veränderungen im Allgemeinen nicht mögen. „Können Sie den Lizenzrationalisierungsprozess von Zoom erklären?
„Als wir anfingen, uns mit Zoom zu befassen, stellten wir fest, dass wir, wie viele andere Unternehmen auch, viele SaaS-Produkte gekauft hatten, es aber kein zentralisiertes Vertragsmanagement gab. Alle diese Marken, aus denen Viacom CBS besteht, verwalteten ihre Lizenzen separat, und in der SaaS-Welt wurde viel über Akquisitionskarten oder Firmenkarten eingekauft.
„Wir nutzten eine SaaS-Verwaltungsplattform eines Drittanbieters namens Zylo, um alle SaaS-Verträge zu zentralisieren, und stellten fest, dass es drei Plattformen gab, auf denen wir Geld sparen konnten, darunter Zoom. Was geschah, war, dass die Lizenzen vertraglich erworben wurden. Es gab keine Lizenzverwaltung, keine Ernteregeln in der Zoom-Konsole und eine zufällige Bereitstellung, was bedeutete, dass die Leute nur ungern die höchste Lizenzstufe vergeben haben. .
„Zoom bietet Benutzern die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Stufen zu wählen, darunter eine vollständige Geschäftslizenz und ein Basiskonto, die kostenlos sind, und bis zu 40 Minuten lang zu telefonieren.“ Als wir etwas tiefer gruben, fanden wir 289 professionelle Benutzer mit kostenpflichtigen professionellen Lizenzen. dass sie diese Konten überhaupt nicht nutzten, also haben wir sie entfernt. Es gab weitere 459 Personen, die über eine Berufslizenz verfügten, diese aber wie einfache Konten nutzten, was bedeutete, dass ihre Besprechungen nicht länger als 40 Minuten und weniger als fünf dauerten. Deshalb haben wir sie entfernt und in die kostenlose Stufe verschoben. Wir haben außerdem eine Sammelregel implementiert, die besagt, dass wir Ihre Lizenz löschen und an eine andere Person weitergeben, wenn Sie Ihr Konto nicht innerhalb von 90 Tagen genutzt haben.
„Am Ende haben wir etwa 5.500 Lizenzen gesammelt und etwa 32 % gespart.“
Wie war die Reaktion der Begleiter? Haben Sie bei denjenigen, deren Geschäftskonten entfernt wurden, Vorbehalte gespürt?
„Einige Leute haben etwas Widerstand geleistet, aber wir haben die Statistiken, die unsere Entscheidungsfindung untermauern.“ Wir haben auch Personen, die auf die kostenlose Stufe umgestiegen sind, eine einfache Möglichkeit geboten, ihr Geschäftskonto zurückzubekommen. Wenn nötig. Verschiedene Abteilungen versuchen gerne, die individuelle Verantwortung für ihre Budgetentscheidungen zu übernehmen, aber wir mussten ihnen sagen: „Es ist nicht Ihr Budget, es ist das Budget des Unternehmens.“ Den Leuten musste klar werden, dass wir nicht versuchen, in ihren Betrieb einzugreifen. Wir stellen Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, die Sie benötigen, aber wenn Sie das Werkzeug nicht verwenden, erhalten wir es gleichzeitig zurück.
Sind Sie neben der Überzeugungsarbeit Ihrer Kollegen noch auf andere Herausforderungen bei der Einführung dieser neuen Arbeitsweise gestoßen?
„Ich denke, die Leute waren skeptischer als alles andere, vor allem weil sie dachten, wir könnten SaaS-Lizenzen nicht zentral verwalten. Die Leute denken, dass ITAM-Experten Getreidezähler sind, aber das sind wir nicht. Wir sehen viel, insbesondere im Bereich des Lieferanten- und Beschaffungsmanagements sowie des Zyklusmanagements. die gesamte Lebensdauer der Hardware- und Softwareressourcen, was sich im wahrsten Sinne des Wortes auf das Endergebnis auswirkt.
„Wenn jemand skeptisch gegenüber einem Programm ist, das wir umzusetzen versuchen, stellen wir stets sicher, dass wir die Zahlen haben, die es untermauern. Es ist schwer, und manchmal kann es wirklich schwer sein, aber es wird nie langweilig.
„Es fängt ganz oben an, man muss jemanden haben, der das Programm auf der C-Suite-Ebene unterstützt, denn ohne ihn dreht man buchstäblich die Räder.“ Sobald Sie es jedoch im gesamten Unternehmen eingeführt haben und die Leute verstehen, warum das so ist, und erste Ergebnisse sehen, wird es einfacher, die Arbeit zu erledigen. Sie müssen nur noch diese Vision entwickeln, und die Leute können sich darauf einlassen.
„Aber wenn man es so ausdrückt: ‚Wir können die Kosten leider senken, indem wir Leute gehen lassen, oder wir können nach anderen Möglichkeiten suchen, Geld zu sparen, wie etwa die Reduzierung unserer SaaS-Ausgaben‘, dann waren die Leute eher bereit, mitzumachen.“
Sie sagten, dass es neben Zoom zwei weitere SaaS-Plattformen gibt, die bereit sind, Geld zu sparen. Wie gehen Sie mit ihnen um?
„Eine weitere Plattform, die wir uns angesehen haben, war Salesforce. Wir haben es mit Zylo verbunden und etwa 30 Salesforce-Instanzen in unserer Umgebung gefunden. Also begannen wir mit der Konsolidierung unserer Salesforce-Lizenzen im gesamten Unternehmen, was wir auch taten. Sie tun es immer noch. Wir haben jetzt einen viel besseren Überblick darüber, wie viele Leute es nutzen und wann sie es nutzen, und die Leute können nicht mehr zufällig zusätzliche Lizenzen kaufen. Daten und Analysen und durch den Aufbau einer guten Beziehung zum Verlag „konnte ich die Preise senken.“
Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen geben, die Ihre Kostensenkungsbemühungen wiederholen und SaaS-Implementierungen optimieren möchten?
„Lassen Sie bei der Bewertung Ihrer SaaS-Tools die gebotene Sorgfalt walten. Glauben Sie keinem Verkaufsargument, führen Sie immer einen PLC oder Proof of Concept durch. Stellen Sie sich das wie den Kauf eines Autos vor. Wenn Sie zu einem Autohändler gehen, wird Ihnen der Verkäufer sagen, dass mit dem Auto alles in Ordnung ist, und selbst wenn Sie ihm Fragen stellen, wissen Sie erst, wenn Sie es bekommen, ob das Auto so läuft, wie Sie es brauchen. sie versuchten es.
„Das ultimative Ziel des Unternehmens sollte es sein, Geld zu sparen, und dafür braucht man Daten und Analysen.“
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ViacomCBS James Moy, Senior Global Director of Technology Asset Management bei ViacomCBS.
Dies bedeutete auch, dass viele Unternehmen letztendlich mehr ausgaben, als sie für die Lizenzierung von Zoom (und anderer Software) benötigten, um ihren Betrieb am Laufen zu halten. Heutzutage werfen viele einen Blick auf ihre Ausgaben des vergangenen Jahres, um Ersparnisse zu finden. ViacomCBS, der US-Medienkonzern, prüft unter anderem seine Ausgaben für SaaS; Reduzierung der jährlichen Zoom-Ausgaben um mehr als 32 % durch das Auffinden und Entfernen ungenutzter Zoom-Lizenzen sowie in vielen anderen Bereichen der IT-Ausgaben.
James Moy, Senior Global Director of Technology Asset Management bei ViacomCBS, sprach über seine Rolle im Unternehmen und wie ein starkes IT-Asset-Management ViacomCBS dabei geholfen hat, Kosten zu senken.
(Dieses Interview, veranstaltet vom ITAM Forum, einer globalen Handelsgruppe, die die IT-Asset-Management-Branche vorantreibt, wurde aus Gründen der Klarheit bearbeitet.)
Wie war Ihr Unternehmen vor der Pandemie bei der Softwareimplementierung vorgegangen?
„Vor der Pandemie sind wir sehr systematisch an das IT Asset Management (ITAM) herangegangen. Die Implementierung eines Tools wird Ihre Probleme niemals lösen. Jeder denkt, dass es eine Art Wunderwaffe geben wird, aber aus Sicht des Software-Asset-Managements ist das nie der Fall. Sie müssen drei Dinge berücksichtigen: die Menschen, die Prozesse und die Technologie, die Sie verwenden, und alles, was wir hier tun, basiert auf einem Referenzstandard für .
„Unser CTO möchte, dass Vermögenswerte, Hardware und Software von oben bis unten richtig verwaltet werden, denn er ist sich darüber im Klaren, dass wir dadurch unseren Return on Investment erzielen. Wir haben erkannt, dass man an Bedeutung gewinnen kann, anstatt die Größe zu reduzieren. Sparen Sie Software, indem Sie Ihre Ausgaben verwalten, ohne Ressourcen zu kürzen oder Arbeitsplätze zu verlieren. Dies wurde insbesondere während der Pandemie relevant, als alle ihre Kosten senkten, da sie nicht den gleichen Umsatz erzielten. In der Softwarewelt, insbesondere im SaaS-Bereich, gibt es jedoch Kostenoptimierungs- und Einsparpotenzial. . „Wenn es um die Neuarchitektur Ihrer SaaS-Implementierungen geht, wie stark war der Prozess von der Notwendigkeit geprägt, aufgrund der Pandemie Geld zu sparen, oder begann er vor 2020?
„Bevor die Pandemie begann, haben wir begonnen, die Ausgaben für SaaS zu prüfen, und dabei viele Überschneidungen zwischen verschiedenen Funktionstools festgestellt. Webkonferenzen waren eine davon, Kollaborationstools eine andere, zusammen mit CRM, Infrastruktur und Software; Mehrere Tools im Raum, die funktionieren. Wir haben es als Optimierungsübung angegangen und uns die 45 oder 50 Tools angesehen, die wir haben ... und in der Erkenntnis, dass jeder sie zwar unterschiedlich nutzt, sie aber alle auf die gleiche Weise funktionieren. Die Frage war, wie man diese 50 Tools auf drei reduzieren und die richtigen Entscheidungen treffen kann. Wohin geht dieses Geschäft?
„Wenn Sie sich für das SaaS-Modell entscheiden und sich für einen schnelleren Bereitstellungsprozess entscheiden, ist dies der richtige Weg. Sie müssen Tools optimieren, Tools vergleichen und bei der Einführung sicherstellen, dass der Preis stimmt. . Es gibt intern viele Diskussionen, die mit bestimmten Stakeholdern stattfinden müssen, weil Veränderungen unvermeidlich sind und die Menschen Veränderungen im Allgemeinen nicht mögen. „Können Sie den Lizenzrationalisierungsprozess von Zoom erklären?
„Als wir anfingen, uns mit Zoom zu befassen, stellten wir fest, dass wir, wie viele andere Unternehmen auch, viele SaaS-Produkte gekauft hatten, es aber kein zentralisiertes Vertragsmanagement gab. Alle diese Marken, aus denen Viacom CBS besteht, verwalteten ihre Lizenzen separat, und in der SaaS-Welt wurde viel über Akquisitionskarten oder Firmenkarten eingekauft.
„Wir nutzten eine SaaS-Verwaltungsplattform eines Drittanbieters namens Zylo, um alle SaaS-Verträge zu zentralisieren, und stellten fest, dass es drei Plattformen gab, auf denen wir Geld sparen konnten, darunter Zoom. Was geschah, war, dass die Lizenzen vertraglich erworben wurden. Es gab keine Lizenzverwaltung, keine Ernteregeln in der Zoom-Konsole und eine zufällige Bereitstellung, was bedeutete, dass die Leute nur ungern die höchste Lizenzstufe vergeben haben. .
„Zoom bietet Benutzern die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Stufen zu wählen, darunter eine vollständige Geschäftslizenz und ein Basiskonto, die kostenlos sind, und bis zu 40 Minuten lang zu telefonieren.“ Als wir etwas tiefer gruben, fanden wir 289 professionelle Benutzer mit kostenpflichtigen professionellen Lizenzen. dass sie diese Konten überhaupt nicht nutzten, also haben wir sie entfernt. Es gab weitere 459 Personen, die über eine Berufslizenz verfügten, diese aber wie einfache Konten nutzten, was bedeutete, dass ihre Besprechungen nicht länger als 40 Minuten und weniger als fünf dauerten. Deshalb haben wir sie entfernt und in die kostenlose Stufe verschoben. Wir haben außerdem eine Sammelregel implementiert, die besagt, dass wir Ihre Lizenz löschen und an eine andere Person weitergeben, wenn Sie Ihr Konto nicht innerhalb von 90 Tagen genutzt haben.
„Am Ende haben wir etwa 5.500 Lizenzen gesammelt und etwa 32 % gespart.“
Wie war die Reaktion der Begleiter? Haben Sie bei denjenigen, deren Geschäftskonten entfernt wurden, Vorbehalte gespürt?
„Einige Leute haben etwas Widerstand geleistet, aber wir haben die Statistiken, die unsere Entscheidungsfindung untermauern.“ Wir haben auch Personen, die auf die kostenlose Stufe umgestiegen sind, eine einfache Möglichkeit geboten, ihr Geschäftskonto zurückzubekommen. Wenn nötig. Verschiedene Abteilungen versuchen gerne, die individuelle Verantwortung für ihre Budgetentscheidungen zu übernehmen, aber wir mussten ihnen sagen: „Es ist nicht Ihr Budget, es ist das Budget des Unternehmens.“ Den Leuten musste klar werden, dass wir nicht versuchen, in ihren Betrieb einzugreifen. Wir stellen Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, die Sie benötigen, aber wenn Sie das Werkzeug nicht verwenden, erhalten wir es gleichzeitig zurück.
Sind Sie neben der Überzeugungsarbeit Ihrer Kollegen noch auf andere Herausforderungen bei der Einführung dieser neuen Arbeitsweise gestoßen?
„Ich denke, die Leute waren skeptischer als alles andere, vor allem weil sie dachten, wir könnten SaaS-Lizenzen nicht zentral verwalten. Die Leute denken, dass ITAM-Experten Getreidezähler sind, aber das sind wir nicht. Wir sehen viel, insbesondere im Bereich des Lieferanten- und Beschaffungsmanagements sowie des Zyklusmanagements. die gesamte Lebensdauer der Hardware- und Softwareressourcen, was sich im wahrsten Sinne des Wortes auf das Endergebnis auswirkt.
„Wenn jemand skeptisch gegenüber einem Programm ist, das wir umzusetzen versuchen, stellen wir stets sicher, dass wir die Zahlen haben, die es untermauern. Es ist schwer, und manchmal kann es wirklich schwer sein, aber es wird nie langweilig.
„Es fängt ganz oben an, man muss jemanden haben, der das Programm auf der C-Suite-Ebene unterstützt, denn ohne ihn dreht man buchstäblich die Räder.“ Sobald Sie es jedoch im gesamten Unternehmen eingeführt haben und die Leute verstehen, warum das so ist, und erste Ergebnisse sehen, wird es einfacher, die Arbeit zu erledigen. Sie müssen nur noch diese Vision entwickeln, und die Leute können sich darauf einlassen.
„Aber wenn man es so ausdrückt: ‚Wir können die Kosten leider senken, indem wir Leute gehen lassen, oder wir können nach anderen Möglichkeiten suchen, Geld zu sparen, wie etwa die Reduzierung unserer SaaS-Ausgaben‘, dann waren die Leute eher bereit, mitzumachen.“
Sie sagten, dass es neben Zoom zwei weitere SaaS-Plattformen gibt, die bereit sind, Geld zu sparen. Wie gehen Sie mit ihnen um?
„Eine weitere Plattform, die wir uns angesehen haben, war Salesforce. Wir haben es mit Zylo verbunden und etwa 30 Salesforce-Instanzen in unserer Umgebung gefunden. Also begannen wir mit der Konsolidierung unserer Salesforce-Lizenzen im gesamten Unternehmen, was wir auch taten. Sie tun es immer noch. Wir haben jetzt einen viel besseren Überblick darüber, wie viele Leute es nutzen und wann sie es nutzen, und die Leute können nicht mehr zufällig zusätzliche Lizenzen kaufen. Daten und Analysen und durch den Aufbau einer guten Beziehung zum Verlag „konnte ich die Preise senken.“
Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen geben, die Ihre Kostensenkungsbemühungen wiederholen und SaaS-Implementierungen optimieren möchten?
„Lassen Sie bei der Bewertung Ihrer SaaS-Tools die gebotene Sorgfalt walten. Glauben Sie keinem Verkaufsargument, führen Sie immer einen PLC oder Proof of Concept durch. Stellen Sie sich das wie den Kauf eines Autos vor. Wenn Sie zu einem Autohändler gehen, wird Ihnen der Verkäufer sagen, dass mit dem Auto alles in Ordnung ist, und selbst wenn Sie ihm Fragen stellen, wissen Sie erst, wenn Sie es bekommen, ob das Auto so läuft, wie Sie es brauchen. sie versuchten es.
„Das ultimative Ziel des Unternehmens sollte es sein, Geld zu sparen, und dafür braucht man Daten und Analysen.“