Unternehmen sind sich der vielfältigen Veränderungen bewusst, in denen sich die Technologieeinführung und die digitalen Transformationsstrategien im letzten Jahr verändert haben. Vor einem Jahr erlebten wir, wie sich Unternehmen über Nacht digitalisierten. Sie beschleunigten die Einführung von Cloud-Technologien und passten sich schnell an neue Arbeitsweisen an. Eine der auffälligsten Veränderungen in dieser Zeit war die Notwendigkeit, Kommunikation und Zusammenarbeit für Remote-Mitarbeiter zu ermöglichen. Wo wir einem Kollegen eine einfache Frage hätten stellen können, ohne von unseren Bildschirmen wegzuschauen, versenden wir jetzt E-Mails und Sofortnachrichten. Und wo wir zuvor Breakout-Räume und runde Tische gebucht haben, sind wir jetzt per Knopfdruck dabei. Effektive Kommunikation bedeutet, die richtigen Informationen auf die richtige Art und Weise mit den richtigen Menschen zu teilen. Über die persönliche Kommunikation hinaus bedeutet dies, dass Mitarbeiter die für sie relevantesten Inhalte einfach und sofort anzeigen können müssen. Remote-Arbeit hat diese Aktivität unverzichtbar gemacht. Ohne die Fähigkeit, einfach „nachzufragen“, sind diese Prozesse mittlerweile für mehr Menschen wichtiger. Über den Autor David Bowman ist Director of Fresh Produce bei Content + Cloud. Die Prinzipien der Kommunikation und des Informationsaustauschs bleiben dieselben. Diese manifestieren sich am wirkungsvollsten in digitalen Arbeitsbereichen. Wenn digitale Arbeitsplätze effektiv implementiert und genutzt werden, verursachen sie weniger Reibungsverluste für die Mitarbeiter, wo auch immer sie sich befinden. Eine schlechte Umsetzung macht den digitalen Arbeitsplatz zu einem weiteren Hindernis für die Produktivität. Um Ersteres zu ermöglichen und Letzteres zu vermeiden, finden Sie hier fünf Tipps, die die Umsetzung erleichtern.
Priorisieren Sie geschäftliche Probleme
Bevor Unternehmen mit der Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes beginnen, sollten sie eine klare Vorstellung davon haben, was sie erreichen möchten. CIOs und IT-Entscheidungsträger müssen die wichtigsten Geschäftsprobleme berücksichtigen, die sie lösen möchten. Ein großer Fehler, den Unternehmen bei der Implementierung digitaler Desktop-Lösungen machen, liegt eher in der Kultur als in der Technologie. Historisch gesehen sind Unternehmen es gewohnt, neue Technologien einzuführen, wenn das Budget verfügbar ist. Die Überlegungen hinter diesem Ansatz sind nicht ganz falsch; Eine Aktualisierung der IT-Systeme und -Infrastruktur sowie Effizienz und Leistung werden selbstverständlich folgen. Das mag zum Teil stimmen, aber die Technologieeinführung wird aus dem falschen Blickwinkel betrachtet. Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung einer Technologie liegt darin, zunächst das Geschäftsproblem zu identifizieren, das sie lösen soll. Die Pandemie hat aus kurzfristiger Notwendigkeit heraus zu einer schnellen Einführung geführt, wobei Plattformen wie Teams, Zoom, SharePoint, Slack und andere eine schnelle Akzeptanz erfahren. Dies sind großartige Kanäle, aber jeder einzelne hat den Preis, dass er eine andere Plattform ist, mit der sich Mitarbeiter verbinden und die sie verwalten können. Es ist offensichtlich, dass Arbeitnehmer eine bessere Technologie wünschen, die ihnen die Kommunikation mit ihren Kollegen erleichtert. Aber auch der langfristige Wert dieser Plattformen muss berücksichtigt werden. Besonders jetzt, da in der Welt nach der Pandemie zweifellos viele Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle umsteigen werden. Hier kann der digitale Arbeitsplatz einen echten Mehrwert bieten. Anstatt mehrere Tools und Plattformen verwalten zu müssen, kann ein digitaler Arbeitsplatz, der Interoperabilität und Integration priorisiert, zum zentralen Hub für Inhalte werden.
Holen Sie sich ehrliches Feedback
Ein weiterer Fehler, den Unternehmen bei der Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes machen, besteht darin, dass sie vor Beginn des Projekts nicht mit den Mitarbeitern in Kontakt treten. In einer idealen Welt wären alle Arbeitnehmer sehr technisch versiert und in der Lage, die neuesten Plattformen zu nutzen. Dies ist selten der Fall, aber nicht erforderlich. Organisationen bestehen aus einer Vielzahl von Teams, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. Daher sollte der Standardansatz bei der Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes darin bestehen, davon auszugehen, dass sich die Mitarbeiter nicht am selben physischen Standort befinden. Ein digitaler Arbeitsplatz, der nur dann gut funktioniert, wenn ein Benutzer in einem Büro vor einem PC sitzt, ist wahrscheinlich nicht effizient und fördert auch nicht das Engagement. Unternehmen müssen die von Teams und Einzelpersonen verwendeten Tools und Technologien untersuchen und dann entscheiden, wie sie aus der Ferne und sicher darauf zugreifen können, ohne die Mitarbeitererfahrung zu beeinträchtigen. Dazu müssen Teams ehrliches Feedback zu ihren Schwächen und Technologieanforderungen erhalten. Finden Sie heraus, was sie an ihrem digitalen Arbeitsplatz brauchen und was sie bereit sind zu akzeptieren.
Gehen Sie agil vor
Das Scheitern vieler digitaler Arbeitsplatzimplementierungen spiegelt ein weiteres kulturelles Problem für Unternehmen wider. Hierbei geht es um eine übermäßige Fokussierung auf das Implementierungsprojekt selbst, d. h. auf die Gewinnung von Zustimmung, die Kontaktaufnahme mit den Mitarbeitern und eine erste Welle der Akzeptanz und Begeisterung. Um das Engagement aufrechtzuerhalten, muss sich jede Implementierung mit dem Unternehmen weiterentwickeln. Wenn sich Menschen, Teams und Prozesse ändern, muss sich der digitale Arbeitsplatz daran anpassen. Eine Neubewertung alle paar Monate stellt sicher, dass der digitale Arbeitsplatz wie ein Unternehmen aussieht, was eine kontinuierliche Aktualisierung der Plattform zur Lösung geschäftlicher Probleme bedeutet. Nach der Implementierung müssen CIOs sicherstellen, dass das Engagement für die Plattform stark und wünschenswert bleibt. Wo gibt man auf und wo liegen die neuen Schwachstellen? Nutzen Sie Umfragen, hören Sie sich das Feedback der Mitarbeiter an und überwachen Sie den Einsatz neuer Technologien und der Plattform selbst und arbeiten Sie entsprechend.
Stellen Sie die Interoperabilität sicher
Die Wahl interoperabler Technologien ist der Schlüssel zu einer nahtlosen Mitarbeitererfahrung. Natürlich wird dies möglich sein, wenn man sich auf die Technologiesuite von Microsoft konzentriert, aber die Umstellung auf offene Standards und APIs bedeutet, dass sich Geschäftsanwendungen einfacher miteinander integrieren lassen. Umgekehrt ist es manchmal sicherer, einem Team oder einer Abteilung zu erlauben, mit einer vertrauten Plattform oder einem vertrauten Tool fortzufahren, wenn die Einführung einer Nachricht wahrscheinlich zu erheblichen Störungen führen wird. Dies bedeutet zwar, dass man akzeptieren muss, dass das Onboarding eine Herausforderung sein wird, es ist jedoch wichtig, das Kosten-Nutzen-Verhältnis jeder Einführung zu verstehen und entsprechend zu planen.
anpassen und personalisieren
Fortschrittliche digitale Desktop-Lösungen bieten hochgradig personalisierte Erlebnisse für Mitarbeiter. Das ist ein gutes Ziel, aber der Grad der möglichen Anpassung hängt natürlich von der Menge der verfügbaren Inhalte ab. Wenn Personalisierung in inhaltsreichen Ökosystemen keine Priorität hat, werden Benutzer von den präsentierten Informationen überwältigt. Vieles davon wird für sie nicht relevant sein, was zu einer schlechten Mitarbeitererfahrung und einem geringeren Engagement führt. Unternehmen, die neu an einem digitalen Arbeitsplatz sind, sollten sich zunächst auf den Aufbau ihres Content-Ökosystems konzentrieren und dabei die oben genannten Punkte im Hinterkopf behalten. Wenn Sie von Anfang an versuchen, die Inhalte anzupassen und zu personalisieren, werden Sie feststellen, dass nicht viele Inhalte verfügbar sind. Eine gute Faustregel für Unternehmen besteht darin, sorgfältig über die Kerninhalte nachzudenken, auf die Mitarbeiter über ihren digitalen Arbeitsplatz zugreifen müssen. Wenn es eine einfache Aufgabe ist und bereits ein reichhaltiges Ökosystem an Inhalten vorhanden ist, kann die Personalisierung frühzeitig eingebaut werden, da der Inhalt da ist, um sie zu aktivieren. Ob bei der Lösung von Problemen für die Führungsebene in der Zentrale oder für Teams, die bereits nach einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten, ein digitaler Arbeitsplatz erfordert die Beteiligung der gesamten Belegschaft. Dies ist wichtig, damit es zu einer positiven Kraft für jede Organisation wird. Die Schwachstellen werden sich im Laufe der Zeit ändern, da sich der digitale Arbeitsplatz mit dem Unternehmen weiterentwickelt und mit jeder strategisch vorteilhaften Technologieeinführung ausgereift wird. Sie werden jedoch leichter zu überwinden sein, wenn die oben genannten Punkte umgesetzt werden.