Nach Angaben des Office for National Statistics arbeiten mehr als 1,5 Millionen Menschen im Vereinigten Königreich von zu Hause aus. Mit dem Ausbruch von COVID-19 wird sich dieses neue Paradigma ausweiten und mehr Unternehmen und Mitarbeiter erreichen, als sich irgendjemand vor sechs Monaten hätte vorstellen können. Unsere neue Arbeitsweise bietet Unternehmen jedoch die Möglichkeit herauszufinden, wie sie sicherstellen können, dass Remote-Mitarbeiter von der gleichen Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz wie im Büro profitieren. Technologische Fortschritte wie Gerätefunktionen und schnellere Internetgeschwindigkeiten haben die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mitarbeitern erheblich verbessert. Durch die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Technologien wie Sprache, Video und Messaging können Remote-Mitarbeiter problemlos kommunizieren und Aufgaben schnell und effizient erledigen. Obwohl die Technologie das Rückgrat bildet, um Kommunikationskanäle über geografische Standorte hinweg zu öffnen und Remote-Mitarbeitern eine effizientere Arbeit zu ermöglichen, reicht sie nicht aus.
Jenseits der Technologie
Angesichts der zunehmenden Zahl von Remote-Mitarbeitern kann man mit Sicherheit sagen, dass eine verteilte Belegschaft kein Trend ist, sondern ein Trend, der bleiben wird. Unternehmen müssen in der Lage sein, mit ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden in Kontakt zu treten, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Um die Leistung von Telearbeitern zu optimieren, ein gleichbleibendes Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, zu arbeiten, wann und wo sie wollen, sind bewusste Anstrengungen erforderlich. Um eine Kultur der Zusammenarbeit wirklich zu fördern, müssen Unternehmen Technologie mit vier Schlüsselelementen kombinieren. Um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, benötigen Remote-Mitarbeiter zuverlässige Ausrüstung. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Optionen, um qualitativ hochwertige Anrufe und Besprechungen sicherzustellen. Zu Beginn sollten alle Remote-Mitarbeiter über einen zuverlässigen und sicheren Laptop und ein mobiles Gerät verfügen. Darüber hinaus benötigen Sie eine starke Netzwerkverbindung, um sicherzustellen, dass Remote-Mitarbeiter ihre Aufgaben ohne Unterbrechung des Netzwerks ausführen können. Aus Sicherheitsgründen und zur Gewährleistung einer starken Netzwerkkonnektivität wird die Verwendung von Multi-Faktor-Authentifizierung und VPN-Ressourcenspeicherung (Virtual Private Network) empfohlen. Dadurch können Remote-Benutzer auf das Unternehmensnetzwerk und andere Ressourcen zugreifen und gleichzeitig das Risiko von Informationslecks verringern.Best Practices für eine verteilte Belegschaft
Bei der Festlegung einer Remote-Arbeitsrichtlinie sollten Organisationen und Remote-Mitarbeiter Best Practices berücksichtigen, um Produktivität und Zusammenarbeit sicherzustellen. Kommunikation ist ebenso wichtig wie die Terminplanung, die Berechtigung von Remote-Mitarbeitern sowie die Vergütung und Zusatzleistungen. Kommunikation:Spezifische Kommunikationsrichtlinien müssen den Remote-Mitarbeitern klar kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass die Erwartungen verstanden und erfüllt werden. Arbeitgeber können beispielsweise eine Richtlinie festlegen, nach der Remote-Mitarbeiter während der Geschäftszeiten per Telefon, E-Mail oder Nachrichten erreichbar sein müssen. Erstellen Sie einen Zeitplan:
Der Telearbeiterplan muss zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter vereinbart werden. Obwohl für einige Rollen bestimmte Stunden erforderlich sind, damit der Mitarbeiter verfügbar ist, sollten diese auf die Basisstunden beschränkt werden. Allerdings müssen Manager größtmögliche Flexibilität bei den Zeitplänen zulassen, was den Manager dazu zwingt, sich mehr auf die Mitarbeiterergebnisse zu konzentrieren. Berechtigung ermitteln:
Je nach Branche kann der Übergang zur Remote-Arbeit nahtlos erfolgen. Einige Unternehmen müssen jedoch möglicherweise die Eignung eines Mitarbeiters für eine Remote-Position anhand seiner Rollen und Verantwortlichkeiten prüfen. Subvention:
Je nach Bundesstaat oder Land können unterschiedliche Gesetze und Vorschriften zur Telearbeit gelten. Der beste Weg, die Informationen zu sammeln, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über Remote-Arbeit zu treffen, ist ein Gespräch mit Ihren Rechts- und Personalabteilungen. Aus der Sicht eines Telearbeiters gibt es vier Best Practices, um optimale Ergebnisse zu erzielen: Richten Sie einen Arbeitsplatz ein
Sobald Sie über die nötige Ausrüstung verfügen, suchen Sie sich einen Ort, der eine angenehme Arbeitsumgebung bietet. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Arbeitstag unterbrechen, indem Sie einen Spaziergang machen, Ihr Mittagessen zubereiten oder sich einfach für eine kurze Pause von Ihrem Schreibtisch entfernen. Legen Sie eine klare Agenda für alle virtuellen Meetings fest, um die Produktivität zu maximieren.
Wenn Sie das Meeting ausrichten, müssen Sie sicherstellen, dass das Meeting reibungslos verläuft. Erstellen Sie dazu eine Agenda, die Sie vor dem Meeting mit anderen Teilnehmern teilen können. Stellen Sie sich zu Beginn des Anrufs vor, identifizieren Sie die Anrufteilnehmer und ihre Rollen und gehen Sie den Zweck des Treffens durch. Diese einfachen Schritte helfen den Teilnehmern, eine visuelle Vorstellung davon zu bekommen, wer beteiligt ist, was besprochen wird, und ihre Gesprächsthemen oder Fragen vorzubereiten. Teilen Sie am Ende des Anrufs unbedingt eine Zusammenfassung der besprochenen Themen und der den Teammitgliedern zugewiesenen Aktionspunkte mit. Videotreffen
Bei Videokonferenzen ist es üblich, auf den Bildschirm statt in die Kamera zu schauen. Für eine persönlichere Herangehensweise sprechen Sie direkt in die Kamera, sodass es aussieht, als ob Sie Augenkontakt mit den Besprechungsteilnehmern hätten. Dadurch zeigen Sie ihm, dass Sie sich voll und ganz auf das Thema konzentrieren. Wann stummgeschaltet werden soll
Seien Sie während Video- und Telefonkonferenzen ruhig, wenn Sie nicht sprechen, insbesondere wenn die Gefahr von Hintergrundgeräuschen besteht, beispielsweise durch Kinder oder Haustiere. Sie sollten alles tun, um Unterbrechungen so gering wie möglich zu halten. Da Unternehmen weiterhin die Auswirkungen von COVID-19 zu spüren bekommen, werden wir weiterhin eine wachsende Zahl von Büroangestellten erleben, die remote arbeiten. Um Betriebsunterbrechungen beim Übergang vom Büro zur Fernsteuerung zu vermeiden, besteht der beste Ansatz darin, Richtlinien und Best Practices festzulegen. Letztendlich wird dies dazu beitragen, den normalen Betrieb Ihrer Organisation sicherzustellen. Chris Conry ist CIO bei Fuze