Vielbeschäftigte Profis verwenden wie alle anderen ihre Smartphones, um auf unterschiedliche Weise zu kommunizieren, z. B. über Sprachanrufe, SMS, Sofortnachrichten wie Telegramm, dedizierte Kommunikationskanäle wie Slack und mehrere E-Mail-Konten, einschließlich der Überprüfung nur eines. Einmal pro Woche.
Das Problem ist, dass bei so vielen unterschiedlichen Plattformen und möglicherweise mehreren Konten auf jeder Plattform die gesamte Kommunikation erheblich fragmentiert ist. Geben Sie UCaaS ein, was für Unified Communications as a Service steht und diese Kommunikation über ein Cloud-Modell und Cloud-basierte Softwareanwendungen integriert.
Warum ist die Kommunikation vereinheitlicht?
Die elektronische Kommunikation eines Unternehmens bestand lange Zeit aus zwei Hauptelementen: dem Telefon und später der E-Mail mit dem Aufkommen des Internets. Die Arbeit dieser beiden Giganten der Geschäftskommunikation hat für die meisten Unternehmen funktioniert und war in einem einzigen Gebäude oder einem einzigen Unternehmen enthalten - vor Ort. Die Kommunikationsbedürfnisse heutiger Unternehmen haben sich geändert, aber ihr Fokus ist nicht verschwunden und wird aufgrund bestimmter Sicherheitsanforderungen in bestimmten Sektoren nicht verschwinden.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt wuchsen die Kommunikationskanäle und wurden vielfältiger. Je gemeinsamer die Kommunikation war, desto schwieriger war es, alles innerhalb eines Unternehmens zu synchronisieren. Der dritte Riese, der Instant Messenger, ist seit den späten 1990er Jahren enorm gewachsen, als ein kleines israelisches Team die ICQ-Distribution öffentlich zugänglich machte. Seit dem Start ermöglichten E-Mails, Anrufe, Videokonferenzen, Gruppendiskussionen usw. die Remotekommunikation mit reduzierter Zentralisierung. Daher war es unmöglich, alles an einem Ort zu sehen, zu kontrollieren und zu analysieren.
Auf dieser Basis erschien das Konzept von UCaaS. Wir nehmen Anrufe, Diskussionen und Videos entgegen und bringen sie in einem Service zusammen. Daher sollten Unternehmen diese Dienste nicht separat von zehn verschiedenen Anbietern kaufen, sondern können jetzt einen einzigen Anbieter für alle Dienste verwenden. Das UCaaS-Konzept hat sich bei der Entwicklung von "Cloud-Systemen" besonders gut bewährt.
Wie funktioniert UcaaS?
UCaaS ist eine Variante des Cloud-Computing-Modells "as a Service", wie die beliebte Software as a Service, besser bekannt als SaaS. UCaaS über die Cloud vereinfacht die Bereitstellung, da kein großes IT-Team benötigt wird, da auf dem Server Support für eine monatliche Servicegebühr für den Anbieter bereitgestellt wird.
UCaaS bietet die Möglichkeit, mehrere Kommunikationsmethoden über einen einzigen Cloud-Anbieter zu integrieren, einschließlich Unternehmensnachrichten, Telefonkommunikation und Videokonferenzen, wodurch die Teamkommunikation erleichtert wird. Es kann dann in Call-Center-Dienste wie Call-Routing und Call-Center integriert werden und bietet in Kombination mit Call-Center-Software zusätzliche Funktionen. Kontaktmanagement.
Unternehmen haben eine großartige Gelegenheit, eine bessere Interaktion mit ihren Kunden anzubieten. Während vor einem Jahrzehnt die gesamte Geschäftskommunikation hauptsächlich über das Telefon erfolgte, hat die Interaktion zwischen SMS dramatisch zugenommen. Eine Umfrage aus dem Jahr 2015 ergab beispielsweise, dass 80% der Mitarbeiter SMS aus beruflichen Gründen verwenden. Derzeit kommunizieren jedoch nur 14% der Unternehmen per SMS mit ihren Kunden, obwohl viele Kunden diese Art der Kommunikation bevorzugen.
Da viele Menschen dazu neigen, Texten mehr Aufmerksamkeit zu schenken und schneller darauf zu antworten als E-Mails oder andere Methoden, konzentrieren sich einige Unternehmen eher auf Textinteraktionen und schaffen so mehr Möglichkeiten. Was begünstigt die UCAA. Beispielsweise haben einige Call Center, die im Allgemeinen nur per Spracheingabe interagieren, inzwischen SMS mit ihren Kunden verschickt und versprechen schnellere Unterstützung und eine bessere Reaktion. Höhere Kundenbindung zu geringeren Kosten.
Arten von UCaaS
UCaaS wird in zwei Typen unterteilt: Single-Tenant und Multi-Tenant. Im Design eines einzelnen Mandanten (auch als Multi-Instance bezeichnet) gibt es eine benutzerdefinierte Softwareplattform, die eine Verbindung zu lokalen Anwendungen herstellt. Obwohl dies die teuerste Lösung ist, bietet sie im Allgemeinen ein höheres Maß an Sicherheit, da die Daten jedes Kunden getrennt aufbewahrt werden und die Ausfallzeit eines anderen Kunden keine Auswirkungen auf andere Kunden hat. . Ein weiterer Nachteil von UCaaS mit einem Mandanten ist, dass die Upgrade-Kosten aufgrund des Bedarfs an kundenspezifischer Software in der Verantwortung des Kunden liegen.
Der andere UCaaS-Typ ist ein standortübergreifender Typ, bei dem die Software in der Cloud im Rechenzentrum des UCaaS-Anbieters und nicht lokal gehostet wird. In einer mandantenfähigen Konfiguration teilen sich alle UCaaS-Clients eine einzige Softwareplattform. Dies bietet viele Vorteile, einschließlich höherer Zuverlässigkeit, geringerer Kosten und der Möglichkeit, mehr Support anzubieten, einschließlich der Bereitstellung von Softwareupdates. Der Nachteil von mehreren Leasingverträgen im Vergleich zum Einzelmietvertragsmodell besteht darin, dass es weniger Anpassungsoptionen bietet.
Zwischen den beiden Extremen einer einzelnen Amtszeit und einer mehrfachen Amtszeit befinden Sie sich mitten in einem hybriden Ansatz. Dies ist eine praktikable Option in Fällen, in denen das Unternehmen seine vertraulichen Daten in einer Umgebung mit nur einem Mandanten weiter schützen und gleichzeitig die Vorteile einer Einrichtung mit mehreren Mandanten nutzen oder die Sicherheit erhöhen muss. weg von bestehenden Kommunikationsplattformen. Sie werden immer noch in Ihrem Unternehmen verwendet.
UCaaS am Arbeitsplatz
Die Einführung von UCaaS wurde auch durch die Aufgabe traditioneller Telefonsysteme begünstigt. Viele Unternehmen verwenden PBX-Systeme (Private Branch Exchange), mit denen mehrere Benutzer eine begrenzte Anzahl externer Telefonleitungen über ein System gemeinsam nutzen können, das jedem Benutzer, einschließlich Geräten wie Faxgeräten, eine Nebenstelle bietet, mit der Sie Geld sparen können, anstatt sie zu haben ein einzelner Computer. Spezielle Telefonleitung für alle. Es gibt zusätzliche Einsparungen bei internen Telefonanrufen zwischen Benutzern. Bei einer TK-Anlage muss das Unternehmen jedoch die TK-Hardware mit Kaufpreisen von mehreren tausend Dollar kaufen und dann die Verantwortung für die interne Pflege übernehmen.
Die modernste Lösung, die die TK-Anlage ersetzt, ist UCaaS, bekannt als Business VoIP (Voice over Internet Protocol), auch Cloud PBX genannt (obwohl einige argumentieren, dass VoIP und Cloud PBX nicht synonym sind, in den derzeit so ähnlichen Angeboten wie die Leitung zwischen ihnen ist im Wesentlichen verschwommen).
In dieser Konfiguration sind alle Telefone nur über das Internet verbunden, ohne dass eine direkte Verkabelung zwischen ihnen besteht. Das Unternehmen lagert die gesamte Wartung und Software an den VoIP-Anbieter des Unternehmens aus. Dies ermöglicht herkömmliche PBX-Funktionen wie ältere Systeme, z. B. die Möglichkeit für mehrere Benutzer, eine begrenzte Anzahl von Leitungen und internen Anrufen zwischen Nebenstellen gemeinsam zu nutzen.
Cloud-basiert aktiviert jedoch zusätzliche Funktionen, einschließlich der direkten Aktivierung von Telefonnummern, der Suche nach Gruppen-Intercoms und der Voicemail an E-Mails. und Internet-Fax. Ebenso wichtig ist die Integration in die gängigsten Geschäftsplattformen wie Skype for Business, Zendesk, Salesforce und Outlook. Mit der neuesten Integration kann ein Benutzer direkt im E-Mail-Text einen Anruf tätigen.
Das RingCentral Office-Angebot, das Unified Communications mit "Business VoIP-Funktionen" bietet, ist ein Beispiel für einen UCaaS-Anbieter. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter lokale, internationale und gebührenfreie Nummern, eine automatische Rezeption, Wartemusik und Anrufe. Überwachung, Desktop-Service, Anrufberichterstattung, Internet-Fax und Benutzervorlagen über den gehosteten PBX-Service sowie mobile Funktionen über die verfügbaren iOS- und Android-Anwendungen.
Es gibt auch viele Anrufverwaltungsfunktionen wie Anrufumschaltung, Anrufparken, Anrufverfolgung, Anrufprotokolle, Nachrichtenwarnungen und Benachrichtigungen. Verlorene Anrufe. Es bietet auch eine moderne Version von Voicemail mit Optionen wie Begrüßungen, visueller Voicemail und Voicemail für E-Mails. Business-SMS sind ebenfalls enthalten und ermöglichen das Senden und Empfangen von Text- und Multimedia-Nachrichten von der Firmennummer über ein Smartphone, Tablet oder sogar einen Desktop-Computer.
RingCentral Office stellt zur weiteren Vereinheitlichung auch eine Verbindung zu anderen Cloud-Anwendungen wie Box.com, Desk.com, Dropbox, Google, Microsoft, Okta, Oracle Sales Cloud, Salesforce, ServiceNow und Zendesk her. Pakete beginnen bei 19.99 € (15.71 €) pro Benutzer und Monat für das jährlich bezahlte Essentials-Paket, das bis zu 10 Benutzer unterstützt und von einem 24/7-Kundensupport profitiert.
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Wann muss mein Unternehmen UCaaS implementieren?
Die ersten Phasen der Geschäftsentwicklung, wie z. B. kleine Start-ups, erfordern kein UCaaS. Es ist nicht für kleine Teams oder Unternehmen gedacht, sondern für größere Teams, die mehr Kontrolle über Kommunikationsregeln und -verfahren benötigen. Wenn Ihr Büro nicht groß ist, kann jeder über herkömmliche Dienste kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise mit Telegramm über Text und Sprache kommunizieren, ist dies eine Form von UCaaS. Ähnlich verhält es sich mit Slack und Google Suite.
In großen Unternehmen geht es bei Unified Communications nicht nur darum, Informationen mit der Außenwelt zu diskutieren und auszutauschen (es geht um Integration, E-Mail, Kalender und Konferenzen in einer Umgebung). Es ist auch die Bereitstellung und Verwaltung von Benutzern sowie die Überwachung und Überwachung. In Slack können Sie beispielsweise das Admin-Fenster nicht öffnen und die Anmelde-, Anruf- oder E-Mail-Informationen für jeden Benutzer anzeigen. Dieses Maß an Kontrolle ist für kleine Teams nicht erforderlich. Es ist jedoch ein ernstes Problem für ein Unternehmen von industrieller Größe. Sie möchten ein einziges Tool verwenden, um Benutzer zu überwachen. Im Inneren werden Besprechungen und Videokonferenzen mit der UCaaS-Lösung geplant. Wenn ein "Gast" auf eine Telefonkonferenz zugreifen muss, erhält er ein geeignetes Gastkonto.
Die Implementierung von UCaaS ist auch ein Budgetproblem, da diese Lösungen nicht zu teuer sind. Es ist jedoch immer wichtig, die Bedürfnisse und Wünsche des Unternehmens zu berücksichtigen. Beispielsweise benötigen viele "traditionelle" Unternehmen das Internet, aber Telefonanrufe sind für die Kommunikation mit Kunden wichtiger. Sie können sich auf Slack, Messenger und Hangouts verlassen, weil sie für ein kleines Team ausreichen. Das Problem der Konsolidierung und Zentralisierung tritt erst nach dem Wachstum eines Unternehmens und der Einführung weiterer Prozesse und Vorschriften auf.
Was sind die Vorteile von Unified Communications, wenn ich ein mittelständisches Unternehmen bin?
Es ist offensichtlich, die Verkäufe. Es wird möglich sein zu identifizieren, wer angerufen hat, wo sie angerufen haben und was sie gesagt und gehört haben. Diese Daten sind für Unternehmen, die vom Umsatz abhängig sind, sehr wichtig, da sie Wachstumsstrategien und -schwierigkeiten identifizieren können.
Tatsächlich profitieren fast alle Abteilungen von UCaaS, da die moderne Kommunikation unterschiedliche Formen annimmt. Für Unternehmen, die Cloud-basierte Plattformen verwenden, sind UCaaS-Analysedaten nicht für einige Personen zugänglich, sondern für das gesamte Team oder die gesamte Abteilung.
