Während digitale Technologien die Art und Weise, wie Menschen ihre Daten erstellen, verschieben und speichern, seit Jahrzehnten verändert haben, bleibt die Verwaltung der Vielzahl von physischen Dokumenten und digitalen Daten, die von einem Unternehmen produziert werden, eine ständige Herausforderung für Unternehmen. Technologien wie Cloud-basierte Anwendungen und Dienste sowie regulatorische Anforderungen rund um die Speicherung und den Schutz von Kundendaten haben Unternehmen dazu gezwungen, Technologielösungen für das Dokumenten- und Datenmanagement zu erforschen.
Früher bedeutete dies, in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu investieren, das Unternehmen dabei unterstützte, Papier- und Online-Dokumente digital zu speichern und zu verwalten. Mit dem Aufkommen von Webtechnologien entstanden Content-Management-Systeme (CMS), die digital erstellte Inhalte verwalteten, aber auch Formate wie Audio-, Video-, Bild- und HTML-Dateien enthielten.
Dann kamen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), wobei ECM eine Mischung aus einer Reihe von Prozessen und Tools ist, die Unternehmen zum Erfassen, Speichern, Schützen, Abrufen und Verwalten von Geschäftsinformationen verwenden. Prozesse wie Content-Lifecycle-Management, Digital-Asset-Management, Workflow-Management, Information-Governance und Kollaborationsfunktionen haben sich der Mischung im Dokumentenmanagement sowie Abruf, Katastrophenschutz und erweiterten Sicherheitsfunktionen angeschlossen.
Obwohl alle diese Akronyme bis zu einem gewissen Grad in Gebrauch geblieben sind, haben sich die Grenzen zwischen ihnen im Laufe der Jahre verwischt, da die Anbieter weitere Funktionen hinzugefügt haben. Heutzutage hat Content Management weniger mit der Art der Dokumente zu tun (physisch oder digital oder Formattyp) und mehr damit zu tun, ob die Inhalte intern oder extern verwendet werden, sagte Holly Muscolino, Vizepräsidentin der Content Strategy Group Zukunft. Er arbeitet bei IDC. Die Entwicklung von Dokumentenmanagement- und Inhaltsverwaltungssystemen habe sich bis zu dem Punkt überschnitten, an dem moderne Inhaltssysteme jede Art von Dokument, Workflow oder Prozess verarbeiten können, sagte er.
Von monolithischen bis zu modularen Systemen
Diese Verwirrung und Vermischung hat sich fortgesetzt, wobei traditionelle ECM-Anwendungen und Anwendungen für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von Inhalten (CSC) in der Cloud als agilere und skalierbarere Cloud-Inhaltsdienste konvergieren. Hybride Arbeitsmodelle, die durch die Pandemie 2020 vorangetrieben wurden, haben die Notwendigkeit verstärkt, den Zugriff auf Inhalte von überall aus zu erweitern. Infolgedessen haben Cloud-Content-Anwendungen künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und Analysen hinzugefügt, um Unternehmen bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen und Aufgaben über mehrere Prozesse hinweg zu automatisieren.
Tatsächlich hat Gartner ECM für tot erklärt und nennt die Kategorie nun Content Service Platforms (CSPs). Anstatt zu versuchen, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einzigen Plattform zu speichern und zu verwalten, betont der CSP-Ansatz die Verwendung integrierter Anwendungen und Dienste, um auf Informationen zuzugreifen, mit ihnen zu arbeiten und sie zu verwalten, wo immer sie sich befinden.
„CSPs bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, Inhalte auf moderne und nahtlose Weise über Geräte und Organisationsgrenzen hinweg abzurufen und mit ihnen zu arbeiten“, schrieb das Unternehmen in seinem Marktbericht 2021. „Daher sind sie von entscheidender Bedeutung für die Geschäftsstrategie. der digitalen Arbeit von.“ jede Organisation".
IDC stellte außerdem den Wandel von einzelnen ECM-Plattformen hin zu einem modularen Ansatz fest. „Der Begriff „Content Services“ impliziert, dass es sich nicht um eine monolithische Anwendung handelt, die Dienste bereitstellt, die Sie möglicherweise benötigen oder nicht, und die möglicherweise nie alle Anwendungsfälle erfüllen, sondern dass sie modular aufgebaut sind, sodass Ihr DevOps-Team oder Ihr Content-Integrator-System Lösungen erstellen kann die eine Reihe von Anwendungsfällen erfüllen“, sagte Muscolino. „Da es einfacher integriert werden kann, ist es nicht unbedingt an bestimmte Technologien gebunden. Es ist die Vision. Einige Anbieter konnten dies besser umsetzen als andere.“
Muscolino sagte, dass neue Anbieter wie Box sowie Alfresco und Nuxeo (beide von Hyland übernommen) in diesem Bereich entstanden sind, während andere traditionelle Anbieter in diesem Bereich nun versuchen, ihre Angebote zu überarbeiten. In einer Anbieterbewertung des globalen Marktes für SaaS- und Cloud-Content-Anwendungen aus dem Jahr 2019 identifizierte IDC außerdem IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox und Oracle als die wichtigsten Marktteilnehmer.
Content-Management-Modernisierung
Wenn es um CSP-Systeme geht, haben Käufer dem Gartner-Bericht zufolge „viele Optionen, die es ihnen ermöglichen können, eine Unternehmensvision von Content-Services wirklich umzusetzen“, dank der Fortschritte in der Intelligenz und aus der Cloud. Sie lassen sich einfacher beschaffen, bereitstellen und bereitstellen als herkömmliche ECM-Anwendungen und verfügen über besser gestaltete Benutzeroberflächen, die es Benutzern ermöglichen, „Anwendungen rund um die zugrunde liegenden Mikrodienste zu erstellen“.
Gartner warnt jedoch davor, dass CSPs selten als eigenständige Lösungen implementiert werden, da es in der Regel Content-Technologie gibt, die ein Unternehmen bereits nutzt. „Dies mag von der Organisation als veraltet angesehen werden, aber es lohnt sich dennoch, Optionen für ein Upgrade bestehender Plattformen zu prüfen“, sagte Gartner, da die Kosten für die Migration und Neugestaltung von Plattformen erheblich sein könnten.
Wichtig ist auch die Fähigkeit zur Integration in bestehende Geschäftsanwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme. „Der Grad, in dem eine Anwendung nahtlos integriert werden kann, wird einen erheblichen Einfluss auf die Akzeptanz haben“, sagte Gartner in dem Bericht.
Muscolino von IDC fügte hinzu, dass es nur sehr wenige Organisationen gibt, die nicht über ein Content-Management-System verfügen. Selbst kleine Unternehmen verwenden kostenlose Versionen von Box, Dropbox oder Google, um Dokumente und Dateien zu verwalten.
„Was wir sehen, ist eine starke Modernisierung“, sagte Muscolino. „Die meisten Investitionen in diese Lösungen zielen auf die Modernisierung des Content Managements ab, es handelt sich nicht zwangsläufig um komplette Neuinstallationen.“
Die nächste Phase: Unified Content
Auf seiner Entwicklerkonferenz Ignite kündigte Microsoft Microsoft Syntex an, eine einheitliche Content-Lösung, die verschiedene Dienste vereint, die zur Verwaltung des Content-Lebenszyklus innerhalb einer Organisation erforderlich sind. Laut IDC ist Syntex ein Beispiel für eine neue Klasse von Content-Lösungen, die als „Unified Content Model“ bezeichnet werden.
„Cloud, künstliche Intelligenz (KI) und neue servicebasierte Architekturen haben veraltete Kategorien wie Erfassung, Enterprise Content Management (ECM), Content Sharing und Collaboration (CSC), Digital Asset Management (DAM) und veraltetes Web Content Management (WCM) geschaffen. „, schrieb Muscolino in einem Blogbeitrag, in dem er das neue Modell ankündigte, das von einer gemeinsamen Bibliothek von Inhaltsdiensten unterstützt wird. Diese Anwendungskategorien machten im Zeitalter monolithischer, eigenständiger lokaler Anwendungen Sinn, sind jedoch im Kontext von umständlich und ineffizient moderne Cloud-Architekturen und frühe digitale Business-Services-Cloud-Architekturen.
Das neue einheitliche Modell von IDC unterstützt einen gemeinsamen Satz inhaltsbezogener Dienste wie Versionskontrolle, Metadatengenerierung und -verwaltung und sicheren Zugriff sowie spezielle Dienste wie Bild und Video, Governance, Kuration und Website. Übersetzung, die über Low-Code/No-Code-Tools genutzt werden kann. Dies wird es Unternehmen ermöglichen, Lösungen für „eine beliebige Anzahl inhaltszentrierter Geschäftsanwendungsfälle“ zu erstellen, so das Unternehmen.
Das Analystenhaus sagte, Microsoft Syntex sei eines der ersten Beispiele dieser neuen Technologieklasse und erwarte, dass andere Anbieter diesem Ansatz folgen würden.
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